Präoperativer Aufnahmeprozess: Wo ärztliche Zeit verloren geht — und wie sich das ändert

Die chirurgische Aufklärung vor einer geplanten Operation gehört zu den grundlegendsten ärztlichen Tätigkeiten. Sie ist rechtlich verpflichtend, medizinisch notwendig und gleichzeitig einer der größten Zeitposten im präoperativen Aufnahmeprozess. In vielen Kliniken findet dieser Prozess noch weitgehend so statt wie vor zwanzig Jahren: handschriftliche Formulare, mündlich vermittelte Standardinhalte, Dokumentation nach dem Gespräch.

Die eigentliche Frage ist nicht, ob dieser Prozess digitalisiert werden kann. Sie ist konkreter: Wo genau entsteht der Aufwand — und was lässt sich dort strukturell verändern, ohne die Aufklärungsqualität zu senken?

Drei Stellen, an denen Aufwand systematisch entsteht

Ein typischer präoperativer Aufnahmeprozess gliedert sich in drei Abschnitte: die Vorbereitung der Patient:innen vor dem Termin, die Anamnese- und Aufklärungsphase im Haus sowie die Dokumentation und Übergabe an das KIS. In jeder dieser Phasen entstehen in papiergestützten Prozessen strukturelle Ineffizienzen — nicht aufgrund individueller Fehler, sondern systembedingt.

Vor dem Termin erhalten Patient:innen ihre Unterlagen häufig erst beim Erscheinen in der Klinik. Anamnesebögen werden händisch ausgefüllt, oft unvollständig. Fehlende Angaben zu Vorerkrankungen, Medikation oder Allergien müssen im Gespräch erneut erhoben werden — Aufwand, der bei vollständiger Vorab-Dokumentation nicht entstünde.

Im Aufklärungsgespräch selbst werden Grundinformationen zu Standardeingriffen mündlich vermittelt, täglich wiederkehrend, unabhängig davon, was eine Person bereits verstanden hat und was nicht. Das Gespräch beginnt an einem standardisierten Ausgangspunkt statt dort, wo individuell noch Klärungsbedarf besteht.

Nach dem Gespräch entsteht weiterer Aufwand durch Medienbrüche: Handschriftliche oder formularbasierte Einwilligungsdokumente werden eingescannt und parallel zur digitalen Patientenakte geführt. Die Übergabe in das KIS erfolgt manuell oder gar nicht.

Was die Daten zeigen

Wie groß das Einsparpotenzial allein beim Aufklärungsgespräch ist, hat eine prospektiv cluster-randomisierte Studie am Universitätsklinikum Würzburg konkret beziffert. Die Studie vergleicht die videoassistierte OP-Aufklärung mit der konventionellen Aufklärung hinsichtlich Zeitaufwand und Patientenzufriedenheit. Sie wurde im September 2024 in der Zeitschrift für Gastroenterologie veröffentlicht (Leicht S, Schütze L, Lock JF, Germer C-T, Wagner JC. „Video-assistierte OP-Aufklärung – eine signifikante Zeitersparnis mit hoher Patientenzufriedenheit.“ Z Gastroenterol 2024; 62(09): e834. DOI: 10.1055/s-0044-1790093) und im Rahmen der Viszeralmedizin 2024 präsentiert.

101 Patient:innen vor elektiver Cholezystektomie oder Koloneingriff wurden eingeschlossen und in eine Interventionsgruppe mit videoassistierter Aufklärung sowie eine Kontrollgruppe mit bisherigem Hausstandard aufgeteilt.

Das Ergebnis: Bei Cholezystektomien dauerte das Aufklärungsgespräch in der Interventionsgruppe im Median 2,2 Minuten — gegenüber 9,7 Minuten in der Kontrollgruppe. Das entspricht einer Reduktion um rund 77 % (p < 0,001). Bei Koloneingriffen betrug der Unterschied 4,7 gegenüber 14,6 Minuten, eine Reduktion um rund 68 % (p < 0,001).

Was diese Zahlen besonders relevant macht: Die Patientenzufriedenheit blieb in beiden Gruppen nahezu identisch hoch. 75,5 % der Befragten bewerteten die Aufklärung mit „sehr gut“, 24,5 % mit „gut“ — unabhängig davon, ob sie videoassistiert oder konventionell aufgeklärt wurden.

Die Studie belegt damit strukturell, was viele ärztliche Kolleg:innen intuitiv vermuten: Der Zeitaufwand für das Gespräch sinkt messbar, wenn Patient:innen gut vorbereitet erscheinen. Der inhaltliche Wert der Aufklärung leidet dabei nicht.

Was sich verändert, wenn der gesamte Prozess digital geplant ist

Eine videobasierte Aufklärung allein verändert den Gesamtaufwand nur begrenzt, wenn die Anamnese weiterhin auf Papier stattfindet und das Einwilligungsdokument anschließend eingescannt wird. Der strukturelle Hebel liegt in der Verkettung der einzelnen Prozessschritte.

Ein digital durchgeplanter präoperativer Aufnahmeprozess sieht konzeptionell so aus: Patient:innen erhalten die Einladung zur digitalen Anamnese rechtzeitig vor dem Termin, auf jedem internetfähigen Gerät. Die Anamnese ist adaptiv — Folgefragen werden automatisch gestellt, wenn Vorerkrankungen, Medikamente oder andere Angaben das Risikoprofil beeinflussen. Auf Basis der erhobenen Daten wird das Aufklärungsvideo patientenindividuell zusammengestellt. Die Einwilligung erfolgt elektronisch und wird revisionssicher archiviert. Anamneseergebnisse und Einwilligungsstatus werden an das KIS zurückgegeben.

Am Ende dieses Ablaufs erscheint die Person bereits vorbereitet zum Gespräch. Das ärztliche Personal kann dort anknüpfen, wo tatsächlicher Klärungsbedarf besteht — nicht dort, wo die Standardinformation beginnt.

Dass dieser Ansatz in der klinischen Praxis funktioniert, zeigt die Erfahrung am Kantonsspital St. Gallen, einem der größten Spitäler der Schweiz. Nach einer Pilotphase mit videoassistierter Aufklärung gaben über 92 % der beteiligten Ärzt:innen an, künftig nicht mehr darauf verzichten zu wollen. Die Plattform wurde in die Standardnutzung überführt.

Worauf es bei der Auswahl ankommt

Kliniken, die den präoperativen Aufnahmeprozess strukturell verändern möchten, sollten bei der Auswahl einer Lösung auf einige konkrete Kriterien achten.

Ist die Anamnese adaptiv? Ein statischer Fragebogen erfasst alle Patient:innen gleich — unabhängig davon, ob ein unkompliziertes Risikoprofil oder ein komplexes Krankheitsbild vorliegt. Adaptive Logik stellt nur die Fragen, die auf Basis bisheriger Antworten relevant sind. Das verkürzt die Ausfüllzeit für Patient:innen und verbessert die Datenqualität für das aufklärende Personal.

Ist die Aufklärung wirklich personalisiert? Generische Aufklärungsvideos zeigen allen Patient:innen denselben Inhalt, unabhängig von Vorerkrankungen, Medikation und konkreter Eingriffsart. Personalisierte Aufklärung berücksichtigt das individuelle Profil — und reduziert damit den Klärungsbedarf im Gespräch weiter.

Ist der Consent-Trail lückenlos? Die elektronische Einwilligung muss revisionssicher archiviert und im Kontext der KIS-Akte abrufbar sein. Medienbrüche zwischen digitaler Plattform und papierbasierten Archiven sind an dieser Stelle besonders risikobehaftet — sowohl für die Dokumentationsqualität als auch im Haftungsfall.

Wie tief ist die KIS-Integration? Lösungen, die Stammdaten aus dem KIS nicht empfangen und Anamneseergebnisse nicht zurückschreiben, erzeugen Doppelpflege statt Entlastung. Die Frage, welche Schnittstellen unterstützt werden und wie der Datenfluss konkret geregelt ist, sollte frühzeitig in der Evaluierungsphase gestellt werden.

Fazit

Der präoperative Aufnahmeprozess ist einer der zentralen Hebel für Zeiteffizienz, Dokumentationsqualität und Haftungssicherheit im Klinikalltag. Die verfügbare Evidenz zeigt, dass strukturelle Zeitgewinne realisierbar sind — ohne Abstriche bei der Aufklärungsqualität oder der Patientenzufriedenheit.

Der Weg dorthin führt nicht über isolierte Digitalisierungsmaßnahmen an einzelnen Stellen, sondern über einen konsequent verketteten Prozess: von der adaptiven Anamnese über die personalisierte videoassistierte Aufklärung bis zur rechtssicheren elektronischen Einwilligung und der KIS-Übergabe.

Wie ein solcher End-to-End-Workflow strukturell aufgebaut ist und welche Voraussetzungen er in der Klinik erfordert, lesen Sie in unserer Zusammenfassung zum Präoperativen Workflow.