Allgemeine Geschäftsbedingungen

Allgemeiner Teil (AGB)

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (im Folgenden „AGB“ oder “Vertrag”) der medudoc gmbh (im Folgenden kurz „medudoc“), FN 666372 i, Landesgericht Salzburg, Salzburger Straße 24a, 5550 Radstadt, gelten für jeden Kunden, der ein Angebot (Order Form) von medudoc annimmt oder diese AGB im Zuge der erstmaligen Nutzung der medudoc-Plattform gemäß § 1.7 durch Anklicken der hierfür vorgesehenen Checkbox oder eines Buttons bestätigt (im Folgenden kurz „Kunde“).

Vertragspartnerin von Kunden mit Sitz außerhalb Österreichs ist die medudoc Deutschland GmbH, HRB 219035 B, Amtsgericht Charlottenburg, c/o Mindspace, Münzstraße 12, 10178 Berlin. Sämtliche Bezugnahmen auf “medudoc” beziehen sich in diesem Fall ausschließlich auf die medudoc Deutschland GmbH, welche die alleinige Vertragspartnerin des Kunden ist; im Übrigen gelten diese AGB für Kunden mit Sitz außerhalb Österreichs unverändert; § 13.5 bleibt unberührt.

§ 1 – Vertragsgegenstand, Vertragsstruktur und Geltungsbereich

1.1. Diese AGB regeln die allgemeinen, modulübergreifenden Bedingungen für die Nutzung der medudoc-Plattform als Software-as-a-Service-Lösung (im Folgenden „Plattform“ oder „medudoc-Plattform“) sowie der damit verbundenen Leistungen durch den Kunden.

1.2. Die Leistungen von medudoc sind modular aufgebaut. Die einzelnen Leistungsbestandteile werden in gesonderten Modulen geregelt, die als Bestandteil dieser AGB gelten, soweit sie vom Kunden gebucht wurden. Derzeit verfügbare Module sind:

• (a) Modul A – Workflow-Plattform (Health-Care-Professional-Portal, digitale Anamnese, Befund- und Checklistenerfassung, ärztliche Validierung und Freigabe);
• (b) Modul B – Informed Consent / IC Sheets (digitale Aufklärungs- und Einwilligungsdokumente einschließlich elektronischer Signatur);
• (c) Modul C – Medizinische Aufklärungsvideos (video-assistierte, personalisierte Patientenaufklärung);
• (d) Modul D – Leitlinien und Verfahrensanweisungen (fachbereichsspezifische Leitfäden, z. B. anästhesiologische Vorgehensweisen);
• (e) Modul E – PHS-Portal (Personal Health State, patientengeführte Gesundheitsdatenverwaltung);
• (f) Modul F – Onboarding (Einrichtung, Konfiguration und Inbetriebnahme);
• (g) Modul G – KIS-Integration (Schnittstellen zu Krankenhausinformations- und Praxisverwaltungssystemen).
• (h) Modul H – Mehrsprachigkeit (Übersetzungen für Videoinhalte, Aufklärungsbögen und Anamnesefragen)

1.3. Die Buchung eines Moduls erfolgt durch Annahme eines von medudoc gelegten Angebots (im Folgenden „Angebot“ oder „Order Form“) durch den Kunden in Textform. Das Angebot legt die gebuchten Module, deren Funktionsumfang, die vereinbarten Entgelte, den Vertragsbeginn sowie die Laufzeit fest und verweist auf diese AGB. Bei Erstabschluss werden diese AGB gemäß § 1.7 durch elektronische Bestätigung in die Vereinbarung einbezogen. Die spätere Hinzubuchung, Erweiterung oder Kündigung einzelner Module erfolgt durch ein gesondertes Angebot (Order Form) bzw. durch gesonderte Mitteilung in Textform, ohne dass diese AGB oder die übrigen Module neu zu vereinbaren sind.

1.4. Vertragsbestandteile sind diese AGB, die gebuchten Module, das jeweilige Angebot (Order Form) sowie Anlage 1 (Service-Level-Vereinbarung), Anlage 2 (Auftragsverarbeitervereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO einschließlich technischer und organisatorischer Maßnahmen) und Anlage 3 (Konditionen).

1.5. Bei Widersprüchen gilt folgende Rangordnung, wobei die zuerst genannten Vertragsbestandteile den nachgenannten Bestandteilen vorgehen: (a) das jeweilige Angebot (Order Form), (b) das betreffende Modul, (c) diese AGB. Abweichend hiervon gehen in service-level-spezifischen Belangen die Regelungen der Anlage 1 und in datenschutzrechtlichen Belangen die Regelungen der Anlage 2 vor.

1.6. medudoc wendet sich mit seinem gesamten Produkt- und Service-Angebot ausschließlich an Unternehmer. Verbraucher bzw. Konsumenten im Sinne der verbraucher- bzw. konsumentenschutzrechtlichen Bestimmungen sind von der Nutzung ausgeschlossen. Der Kunde bestätigt, dass er den Vertrag als Unternehmer im Sinne des anwendbaren Handels- bzw. Unternehmensrechts schließt.

1.7. Der Vertrag kommt auf Grundlage dieser AGB zustande, sobald der Kunde (a) ein Angebot von medudoc, in welchem auf diese AGB verwiesen wird, angenommen hat oder (b) durch Anklicken der hierfür vorgesehenen Checkbox oder eines Buttons vor der erstmaligen Nutzung der Plattform ausdrücklich bestätigt hat, dass er diese AGB gelesen hat und mit deren Geltung einverstanden ist oder (c) durch die tatsächliche Nutzung der Plattform, je nachdem welche der Varianten (a) bis (c) zuerst eintritt. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Allgemeine Geschäfts- oder Einkaufsbedingungen des Kunden finden keine Anwendung, auch wenn medudoc ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.

§ 2 – Begriffsbestimmungen

2.1. Plattform: die medudoc-Plattform als SaaS-Lösung in ihrer Gesamtheit, bestehend aus den jeweils gebuchten Modulen.

2.2. Modul: ein funktional abgegrenzter Leistungsbestandteil gemäß § 1.2, der gesondert gebucht und gekündigt werden kann.

2.3. Tenant: der für den Kunden eingerichtete, logisch getrennte Mandant innerhalb der Plattform.

2.4. Kundendaten: alle Daten, die der Kunde oder dessen autorisierte Nutzer in die Plattform eingeben oder über diese generieren.

2.5. Medizinische Inhalte: von medudoc bereitgestellte medizinische Vorlagen und Materialien (IC Sheets, Aufklärungsvideos, Leitlinien und Verfahrensanweisungen); Einzelheiten regeln die Module B, C und D.

2.6. IC Sheet: ein digitaler Aufklärungs- bzw. Einwilligungsbogen (Informed Consent Sheet), gegebenenfalls einschließlich elektronischer Signatur.

2.7. Angebot / Order Form: das die gebuchten Module, Entgelte und Laufzeiten konkretisierende Dokument gemäß § 1.3.

2.8. Produktive Inbetriebnahme (Effektives Lieferdatum): der Zeitpunkt, zu dem die Plattform dem Kunden zur produktiven Nutzung bereitsteht. Maßgeblich ist die Fertigstellungsmitteilung bzw. Abnahme gemäß Modul F (Onboarding); ist Modul F nicht beauftragt, gilt der Tag der ersten produktiven Nutzung des Tenants.

2.9. Bereitstellungszeitraum: der Zeitraum zwischen dem Vertragsbeginn (Unterzeichnung) und der produktiven Inbetriebnahme.

§ 3 – Leistungserbringung, Verfügbarkeit und Änderungen

3.1. medudoc stellt dem Kunden die gebuchten Module während der Vertragslaufzeit über das Internet zur Verfügung (SaaS). Der genaue Funktionsumfang ergibt sich aus dem jeweiligen Modul, dem Angebot sowie der Leistungsbeschreibung.

3.2. medudoc stellt die Plattform mit der in Anlage 1 vereinbarten Verfügbarkeit bereit. Geplante, mindestens 48 Stunden im Voraus angekündigte Wartungsfenster sowie Unterbrechungen der Verfügbarkeit aufgrund höherer Gewalt sind von der Verfügbarkeitsberechnung ausgenommen. Einzelheiten regelt Anlage 1.

3.3. medudoc ist berechtigt, die Plattform jederzeit weiterzuentwickeln, zu verbessern und zu aktualisieren. Änderungen, die den vereinbarten Funktionsumfang nicht wesentlich beeinträchtigen, kann medudoc ohne vorherige Zustimmung des Kunden durchführen.

3.4. Wesentliche Änderungen, die den vereinbarten Funktionsumfang einschränken oder die bestimmungsgemäße Nutzung erheblich beeinträchtigen, werden mindestens drei (3) Monate vor Inkrafttreten in Textform angekündigt. Der Kunde ist in diesem Fall berechtigt, das betroffene Modul mit einer Frist von einem (1) Monat zum Zeitpunkt des Inkrafttretens außerordentlich in Textform zu kündigen. Neue, optionale und gesondert vergütete Module oder Funktionen stellen keine Änderung im Sinne dieses Absatzes dar.

3.5. Führt eine Funktionserweiterung zu einer geänderten regulatorischen Einordnung (insbesondere als Medizinprodukt im Sinne der MDR), informiert medudoc den Kunden unverzüglich und schlägt die erforderlichen vertraglichen Anpassungen vor.

3.6. Die von medudoc vertraglich geschuldeten Leistungen werden in diesem Vertrag einschließlich der Module und Anlagen abschließend beschrieben. Der Kunde kann aus sonstigen Angaben, sei es auf Websites, in gedruckten Broschüren oder sonstigen Produkt- und Werbeunterlagen, keinerlei Leistungszusagen, Garantien oder sonstigen Rechte ableiten.

3.7. medudoc informiert den Kunden in angemessener Weise über geplante Wartungsfenster und stellt Informationen zu wesentlichen Updates (z.B. Release Notes) zur Verfügung.

§ 4 – Service, Support und Vergütung von Aufwänden

4.1. Im Rahmen des Plattformentgelts stellt medudoc einen Basis-Support zur Verfügung, der die Entgegennahme und Bearbeitung von Störungsmeldungen über das Kundenservice-Portal sowie die Bereitstellung von Plattform- und Sicherheitsupdates umfasst. Der Basis-Support steht Montag bis Freitag, 09:00–17:00 Uhr MEZ/MESZ (ausgenommen gesetzliche Feiertage am Sitz von medudoc) zur Verfügung.

4.2. Darüber hinausgehende Support-Leistungen (insbesondere erweiterte Reaktionszeiten, Bereitschaftsdienst, dedizierter Ansprechpartner, priorisierte Eskalation) sind als kostenpflichtige Support-Pakete gemäß Anlage 3 verfügbar; sofern das Angebot kein Support-Paket enthält, bietet medudoc dies dem Kunden auf Nachfrage gesondert an; die zugehörigen Service-Level-Parameter regelt Anlage 1. Ohne beauftragtes Support-Paket gilt die Stufe „Basis“ gemäß der Anlage 1.

4.3. Jeder über den Basis-Support hinausgehende Support- und Bearbeitungsaufwand wird – unabhängig vom Eingangskanal (Kundenservice-Portal, E-Mail oder Telefon) – gesondert nach Aufwand vergütet, sofern (a) die Ursache nicht in einem von medudoc zu vertretenden Mangel der vertraglich geschuldeten Leistungen liegt und (b) nicht ein beauftragtes Support-Paket gemäß § 4.2 für die betreffende Leistung ausdrücklich eine pauschale Vergütung vorsieht.

4.4. Mit der aktiven Einreichung einer Anfrage erkennt der Kunde die grundsätzliche Kostenpflichtigkeit nach Maßgabe von § 4.3 an. medudoc weist den Kunden im Rahmen der Erstreaktion auf den voraussichtlichen Aufwand hin, insofern sich eine Aufwandschätzung ermitteln lässt.

4.5. Koordinative und projektbezogene Leistungen – insbesondere die Teilnahme an Projekt- und Jour-Fixe-Terminen, Status- und Abstimmungsgesprächen, Workshops sowie Schulungen – sind nicht im Plattformentgelt enthalten und werden gesondert nach Aufwand gemäß Anlage 3 vergütet, sofern im Angebot nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart ist.

4.6. Die Vergütung sämtlicher nicht im Plattformentgelt enthalten Leistungen erfolgt nach tatsächlichem Zeitaufwand auf Minutenbasis zum jeweils gültigen Satz gemäß Anlage 3, sofern das Angebot nicht ausdrücklich eine pauschale Vergütung der betreffenden Leistungen vorsieht. Die Abrechnung erfolgt monatlich nachträglich.

4.7. Jegliche Leistungserbringung durch medudoc hinsichtlich Regieleistungen, Projektmanagement, Beratung und Entwicklung ist auf Remote-Arbeit bepreist. Für Termine beim Kunden werden folgende Kosten zusätzlich nach effektivem Aufwand in Rechnung gestellt: (a) Reisezeit wird als Arbeitszeit zum vereinbarten Stundensatz verrechnet. (b) Fahrtkosten werden je nach Verkehrsmittel wie folgt abgerechnet: Bei Nutzung des PKW gilt das amtliche Kilometergeld von € 0,42/km. Bahnreisen werden in der 1. Klasse gebucht. Bei Flugreisen gilt Economy Class; ab einer Flugzeit von 4 Stunden (einfache Strecke) gilt Business Class. (c) Unterkunft wird bis zur 4-Sterne-Kategorie zu ortsüblichen Preisen verrechnet. (d) Verpflegungsmehraufwand wird pauschal nach den jeweils geltenden österreichischen steuerlichen Tagessätzen verrechnet. Bei kurzfristiger Absage oder Verschiebung eines vereinbarten Vor-Ort-Termins durch den Kunden innerhalb von 48 Stunden vor dem geplanten Termin werden bereits angefallene und nicht rückerstattbare Reisekosten (z.B. gebuchte Tickets, Hotels) in voller Höhe in Rechnung gestellt.

§ 5 – Mitwirkungspflichten des Kunden

5.1. Der Kunde stellt medudoc alle für die Leistungserbringung notwendigen Informationen, Unterlagen, Zugänge, Freigaben und Entscheidungen rechtzeitig und vollständig zur Verfügung.

5.2. Betreibt der Kunde eine eigene Test-, Staging- oder Integrationsumgebung, gewährt er medudoc auf Anfrage zeitgerechten Zugang, soweit dies für die Leistungserbringung erforderlich ist.

5.3. Der Kunde benennt mindestens einen Administrator sowie einen für Projekt- und Abstimmungsfragen zuständigen Ansprechpartner. Der Administrator ist für die ordnungsgemäße Nutzerverwaltung nach dem Prinzip der minimalen Rechtevergabe (Least Privilege) verantwortlich und deaktiviert ausgeschiedene Nutzer unverzüglich.

5.4. Kommt der Kunde einer erforderlichen Mitwirkungshandlung trotz Aufforderung in Textform nicht innerhalb von vierzehn (14) Tagen nach, gerät er in Mitwirkungsverzug. medudoc ist berechtigt, Liefer- und Leistungsfristen um den Zeitraum des Verzugs zuzüglich einer angemessenen Wiederanlaufzeit zu verlängern, und ist für die Dauer des Verzugs von der betroffenen Liefer- bzw. Leistungsverpflichtung – einschließlich der Bereitstellung definierter Inhalte und Leistungen – befreit. medudoc informiert den Kunden über die Verschiebung in Textform. Nachweislich entstehender Mehraufwand wird gemäß dem Angebot vergütet.

5.5. Der Kunde nutzt die Plattform ausschließlich bestimmungsgemäß, im Einklang mit den geltenden Gesetzen und ausschließlich als organisatorisches, dokumentarisches und kommunikatives Unterstützungstool. Die Plattform darf nicht als klinisches Entscheidungsunterstützungssystem eingesetzt oder als solches dargestellt werden. Die medizinische Letztverantwortung verbleibt ausnahmslos beim behandelnden approbierten Arzt.

5.6. Der Kunde stellt sicher, dass seine Nutzer geschult sind, die bereitgestellte Infrastruktur den Systemanforderungen entspricht und Störungen, Fehler oder Sicherheitsvorfälle unverzüglich gemeldet werden.

5.7. Dem Kunden ist es untersagt: (a) die Plattform in einer Weise zu nutzen, die den Betrieb der Plattform oder die Nutzung durch andere Kunden beeinträchtigt (z.B. durch übermäßige automatisierte Abfragen, Denial-of-Service-Angriffe oder die Einschleusung von Schadsoftware); (b) Daten in die Plattform einzugeben, die rechtswidrig sind, Rechte Dritter verletzen oder gegen gesetzliche Bestimmungen verstoßen; (c) Sicherheitsmechanismen der Plattform zu umgehen, zu deaktivieren oder zu manipulieren; (d) die Plattform für Zwecke zu nutzen, die über den vertraglich vereinbarten Nutzungsumfang hinausgehen; (e) Systemhinweise der Plattform (z.B. Plausibilitätsprüfungen) als medizinische Empfehlungen zu behandeln oder gegenüber Patienten als solche darzustellen.

5.8. Der Kunde ist für die Einhaltung aller berufsrechtlichen, standesrechtlichen und klinischen Anforderungen im Zusammenhang mit der Nutzung der Plattform in seinem Betrieb selbst verantwortlich. medudoc gibt keine Zusicherung hinsichtlich der Zulässigkeit bestimmter Nutzungsszenarien (z.B. telemedizinische Aufklärung) im jeweiligen regulatorischen Umfeld des Kunden.

5.9. Bei einem Verstoß gegen die Pflichten aus diesem § 5 ist medudoc berechtigt, nach vorheriger Mahnung mit angemessener Fristsetzung den Zugang des Kunden oder einzelner Nutzer zur Plattform vorübergehend zu sperren. Bei schwerwiegenden Verstößen kann die Sperrung auch ohne vorherige Mahnung erfolgen. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt unberührt.

§ 6 – Nutzungsrechte und Eigentum an Daten

6.1. medudoc räumt dem Kunden für die Vertragslaufzeit ein nicht-ausschließliches, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares und gemäß den Bedingungen dieser AGB widerrufliches Recht zur bestimmungsgemäßen Nutzung der gebuchten Module ein.

6.2. Sofern im Angebot nicht abweichend vereinbart, gilt die Lizenz ausschließlich für den Kunden bzw. dessen im Angebot spezifizierte Abteilungen, Standorte oder Teilbetriebe, nicht jedoch für andere Abteilungen, Teilbetriebe oder für Tochter-, Holding-, Konzern- oder sonstige verbundene Gesellschaften. Der zulässige geografische Nutzungsraum ergibt sich aus dem Angebot.

6.3. Alle Rechte an der Plattform stehen ausschließlich medudoc zu und verbleiben bei medudoc. Dieser Vertrag begründet keine Übertragung von Immaterialgüterrechten auf den Kunden.

6.4. Der Kunde ist nicht berechtigt, die Plattform zu dekompilieren, zu disassemblieren, zu reverse-engineeren (außer in den gesetzlich zwingend zulässigen Fällen), zu vervielfältigen, zu bearbeiten, Dritten zugänglich zu machen, zu vermieten, zu verleihen oder zu unterlizenzieren.

6.5. Alle Kundendaten verbleiben im Eigentum des Kunden bzw. der betroffenen Personen. medudoc ist berechtigt, Kundendaten ausschließlich zur Vertragserfüllung sowie in anonymisierter und aggregierter Form zur Verbesserung der Plattform, für Statistik und Forschung zu verwenden; eine Rückführung auf einzelne Personen oder den Kunden darf dabei nicht möglich sein.

6.6. Der Kunde gestattet medudoc, ihn als Referenzkunde unter Verwendung seines Namens (Firma) und Logo zu nennen. Der Kunde kann diese Gestattung jederzeit mit einer Frist von dreißig (30) Tagen in Textform widerrufen.

§ 7 – Entgelt und Zahlungsbedingungen

7.1. Der Kunde zahlt die im Angebot vereinbarten Entgelte. Die Entgeltstruktur unterscheidet zwischen wiederkehrenden Lizenzentgelten (Plattformnutzung je Modul) und nutzungs- bzw. transaktionsabhängigen Entgelten (insbesondere je durchgeführter Aufklärung sowie je Signatur-und Kommunikationsvorgang); Einzelheiten regeln die Module und Anlage 3 sowie das Angebot.

7.2. Wiederkehrende Lizenzentgelte sind im Voraus zu Beginn der Abrechnungsperiode fällig; die Abrechnungsperiode beträgt, sofern nicht anders vereinbart, ein Jahr. Nutzungs- bzw. transaktionsabhängige Entgelte werden monatlich nachträglich abgerechnet.

7.3. Sämtliche Entgelte verstehen sich in Euro zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.

7.4. Die Zahlung hat innerhalb von zehn (10) Tagen nach Rechnungserhalt zu erfolgen. Bei Zahlungsverzug ist medudoc berechtigt, unternehmerische Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe zuzüglich angemessener Inkassokosten zu verrechnen. Das Recht auf Geltendmachung eines weitergehenden Verzugsschadens bleibt vorbehalten.

7.5. Die Aufrechnung gegen Forderungen von medudoc ist nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Gegenforderungen zulässig.

7.6. Bei Zahlungsverzug von mehr als dreißig (30) Tagen ist medudoc nach erfolgloser Mahnung mit Nachfristsetzung berechtigt, den Zugang bis zum Ausgleich der offenen Forderungen zu sperren. Die Zahlungspflicht bleibt während der Sperrung bestehen.

7.7. Die Entgelte unterliegen der Wertsicherung gemäß dem VPI 2020 der Statistik Austria. Bezugsmonat ist der Monat des Vertragsabschlusses. medudoc ist berechtigt, das Entgelt einmal jährlich zum Beginn einer neuen Abrechnungsperiode an die Entwicklung des VPI 2020 anzupassen; bei Wegfall des Index tritt der Nachfolgeindex an seine Stelle. Die vorübergehende Nichtberechnung stellt keinen Verzicht dar.

7.8. Über die Wertsicherung gemäß § 7.7 hinausgehende Entgeltänderungen (insbesondere bei Produkterweiterungen oder Neukalkulation) sind frühestens zwölf (12) Monate nach Vertragsbeginn und höchstens einmal jährlich zulässig und werden mindestens vier (4) Wochen vor Wirksamwerden in Textform angekündigt. Übersteigt die Erhöhung – bezogen auf das betroffene Modul – zehn (10) Prozent des bisherigen Entgelts, kann der Kunde das betroffene Modul mit einer Frist von einem (1) Monat zum Wirksamwerden in Textform kündigen; bis dahin gelten die bisherigen Entgelte. Die Wertsicherung gemäß § 7.7 löst kein Sonderkündigungsrecht aus.

7.9. Beginn der Lizenzabrechnung; Bereitstellungszeitraum. Die Zahlungspflicht für wiederkehrende Lizenzentgelte beginnt mit Unterzeichnung des Angebots (Vertragsbeginn), unabhängig vom Zeitpunkt der produktiven Inbetriebnahme. Der Bereitstellungszeitraum – also der Zeitraum zwischen Vertragsbeginn und produktiver Inbetriebnahme – wird dem Kunden als lizenzentgeltfreier Nutzungszeitraum am Ende der Laufzeit angehängt: Die Nutzungsberechtigung des Kunden verlängert sich nach dem Ende des letzten lizenzentgeltpflichtigen Zeitraums um die Dauer des Bereitstellungszeitraums, ohne dass hierfür ein zusätzliches Lizenzentgelt anfällt. Diese Regelung gilt ausschließlich für wiederkehrende Lizenzentgelte; nutzungs- bzw. transaktionsabhängige Entgelte (insbesondere je Aufklärung sowie je Signatur- und Kommunikationsvorgang) bleiben unberührt und werden auch während des angehängten Nutzungszeitraums weiterhin nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet. Vertragsbeginn, produktive Inbetriebnahme und der hieraus resultierende Bereitstellungszeitraum werden im Angebot bzw. über die Abnahme gemäß Modul F dokumentiert.

§ 8 – Datenschutz

8.1. Die Parteien halten die anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen ein, insbesondere die DSGVO und das österreichische DSG. Eine gemeinsame Verantwortlichkeit gemäß Art. 26 DSGVO liegt nicht vor.

8.2. Im Rahmen der Workflow-Plattform (Klinik-Workflow) ist der Kunde Verantwortlicher; medudoc verarbeitet insoweit ausschließlich als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Einzelheiten regelt Anlage 2. Soweit das PHS-Portal (Modul E) außerhalb eines konkreten Behandlungsverhältnisses genutzt wird, ist medudoc insoweit eigenständiger Verantwortlicher; Einzelheiten regelt Modul E.

8.3. medudoc verarbeitet und speichert personenbezogene Daten ausschließlich innerhalb des EWR, sofern nicht mit ausdrücklicher vorheriger Zustimmung des Kunden und unter Einhaltung der Art. 44 ff. DSGVO etwas anderes vereinbart wird. Melde- und Benachrichtigungspflichten richten sich nach Anlage 1 und Anlage 2.

8.4. Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung im Klinik-Workflow ergibt sich typischerweise aus Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. c DSGVO i. V. m. Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO. Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass die erforderlichen Rechtsgrundlagen vorliegen.

8.5. Der Kunde stellt sicher, dass Patienten sowie sonstige betroffene Personen ordnungsgemäß über die Datenverarbeitung im Klinik-Workflow informiert werden (Art. 13, 14 DSGVO).

8.6. Bei der Nutzung der Plattform durch den Kunden und dessen Nutzer fallen bei medudoc betriebsbedingt Metadaten (Nutzungsdaten) an, die keine Inhaltsdaten darstellen. Hierzu gehören insbesondere Anmelde- und Abmeldezeiten, IP-Adressen, Informationen über genutzte Ressourcen (z. B. Speicher, Rechenkapazität), Zugriffszeitpunkte sowie technische Sitzungsdaten.

8.7. medudoc sammelt und nutzt solche Metadaten ausschließlich zu folgenden Zwecken: (a) Abrechnung der vertraglich vereinbarten Leistungen; (b) Erkennung, Behebung und Analyse von Störungen und Fehlern (Incident Management); (c) Erkennung, Untersuchung und Behandlung von Sicherheitsvorfällen (Security Incident Management); (d) Bereitstellung und Sicherstellung des ordnungsgemäßen Betriebs der Plattform.

8.8. Soweit Metadaten zur Verbesserung der Plattform oder für betriebliche Auswertungen herangezogen werden, erfolgt dies ausschließlich in anonymisierter Form, sodass kein Rückschluss auf den Kunden, einzelne Nutzer oder Patienten möglich ist. Eine kommerzielle Nutzung von Metadaten, insbesondere eine Weitergabe an Dritte zu Marketingzwecken, findet nicht statt.

8.9. Metadaten werden für einen Zeitraum gespeichert, der in einem angemessenen Zusammenhang mit den Zwecken ihrer Erhebung steht. Nach Zweckerfüllung werden die Metadaten unverzüglich gelöscht, sofern nicht gesetzliche Aufbewahrungspflichten einer Löschung entgegenstehen. Die konkreten Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus der Richtlinie zum Umgang mit Metadaten von medudoc.

8.10. Der Zugriff auf Metadaten ist ausschließlich autorisiertem Personal und autorisierten Systemen von medudoc vorbehalten und erfolgt auf Basis des Prinzips der minimalen Rechtevergabe.

8.11. medudoc stellt dem Kunden auf Anfrage eine Übersicht über die Kategorien der erhobenen Metadaten sowie die geltenden Aufbewahrungsfristen zur Verfügung.

§ 9 – Datensicherheit, Datenexport und Datenlöschung

9.1. medudoc trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO und dem Stand der Technik. Die Maßnahmen sind in Anlage 2 beschrieben. medudoc ist berechtigt, diese laufend dem aktuellen Stand der Technik anzupassen; der Kunde stimmt dem bereits jetzt ausdrücklich zu. Informationen zu den jeweils aktuell geltenden Maßnahmen werden dem Kunden auf Anfrage zur Verfügung gestellt.

9.2. Der Kunde kann seine Kundendaten während der Vertragslaufzeit jederzeit in einem gängigen, maschinenlesbaren Format exportieren. Nach Beendigung des betreffenden Moduls besteht eine Nachfrist von dreißig (30) Tagen zum Export.

9.3. Nach Ablauf der Nachfrist löscht medudoc die Kundendaten unwiderruflich, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen; die Löschung wird auf Verlangen in Textform bestätigt. Anonymisierte und aggregierte Daten gemäß § 6.5 sind ausgenommen.

§ 10 – Vertragslaufzeit und Kündigung

10.1. Die Erstlaufzeit wird je Modul im Angebot vereinbart. Sofern im Angebot für einzelne oder alle Module keine Erstlaufzeit angegeben ist, beträgt die Vertragslaufzeit ein (1) Jahr. Nach Ablauf der Erstlaufzeit verlängert sich das jeweilige Modul automatisch um jeweils ein (1) Jahr, sofern es nicht mit einer Frist von sechs (6) Monaten zum Ende der Erstlaufzeit bzw. des Verlängerungszeitraums in Textform gekündigt wird, soweit im Angebot keine abweichende Frist vereinbart ist. Die lizenzentgeltfreie Verlängerung der Nutzungsberechtigung um den Bereitstellungszeitraum gemäß § 7.9 bleibt unberührt.

10.2. Laufzeit und Kündigungsfristen gelten je Modul gesondert. Der Kunde kann einzelne Module unter Einhaltung der jeweiligen Kündigungsfrist kündigen, ohne dass dies die übrigen Module oder diese AGB berührt. Die Kündigung eines Moduls, das Voraussetzung für ein anderes gebuchtes Modul ist, erfasst auch die hiervon abhängigen Module.

10.3. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor bei nicht vertragsgemäßer Erfüllung wesentlicher Pflichten trotz Mahnung und Nachfristsetzung (mind. 30 Tage) in Textform, Insolvenz, Zahlungsverzug von mehr als 60 Tagen, wiederholtem oder schwerwiegendem Verstoß gegen § 5 sowie wiederholter erheblicher Unterschreitung der vereinbarten Verfügbarkeit durch medudoc.

10.4. Die außerordentliche Kündigung hat in Textform unter Angabe des wichtigen Grundes zu erfolgen.

10.5. Diese AGB bestehen unabhängig von den einzelnen Modulen. Werden sämtliche Module beendet, enden diese AGB automatisch mit Wirksamwerden der letzten Modulbeendigung, sofern die Parteien nicht ausdrücklich deren Fortbestand vereinbaren.

10.6. Bei Beendigung gelten die §§ 6, 8, 9, 11, 12 sowie die einschlägigen Regelungen der Anlagen fort.

§ 11 – Haftung und Haftungsbeschränkung

11.1. Die Haftung von medudoc ist – soweit gesetzlich zulässig – wie folgt beschränkt: Die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ist ausgeschlossen. Die Haftung für grobe Fahrlässigkeit wird auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden begrenzt, maximal jedoch auf die in den zwölf (12) Monaten vor dem schadensauslösenden Ereignis gezahlten Entgelte.

11.2. Die Haftung für mittelbare Schäden, Folgeschäden, entgangenen Gewinn, unterbliebene Einsparungen, Datenverlust und Betriebsunterbrechungen wird – soweit gesetzlich zulässig – ausgeschlossen. medudoc übernimmt weiters keine Haftung für Schäden resultierend aus höherer Gewalt, einschließlich Schäden resultierend aus Ausfällen oder Unterbrechungen der Leistungen des von medudoc eingesetzten Hosting- und Cloud-Service-Providers Amazon Web Services oder eines zukünftig an dessen Stelle tretenden Anbieters.

11.3. Die vorstehenden Beschränkungen gelten nicht für Personenschäden, die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz, die Verletzung zwingender Datenschutzpflichten nach der DSGVO sowie Fälle, in denen eine Haftungsbeschränkung gesetzlich unzulässig ist.

11.4. Die Plattform ist kein Medizinprodukt und kein klinisches Entscheidungsunterstützungssystem. medudoc haftet nicht für medizinische Entscheidungen, die unter Verwendung der Plattform oder auf Grundlage der darin dargestellten Daten getroffen werden; die medizinische Letztverantwortung verbleibt ausschließlich beim behandelnden ärztlichen Personal. Der Kunde stellt medudoc von Ansprüchen Dritter frei, die auf solche Entscheidungen zurückzuführen sind.

11.5. Ergänzende, modulspezifische Haftungsregelungen – insbesondere zu medizinischen Inhalten (Module B, C und D) und zur KIS-Integration (Modul G) – ergeben sich aus den jeweiligen Modulen und gehen diesem Paragraphen in ihrem Anwendungsbereich vor. Service-Level-bezogene Rechtsfolgen (Service Credits) richten sich abschließend nach Anlage 1.

11.6. Schadensersatzansprüche aus diesem Vertrag, ausgenommen der in §11.3 genannten Ansprüche, sind bei sonstigem Anspruchsverlust innerhalb von sechs (6) Monaten ab Kenntnis von Schaden und Schädiger gerichtlich geltend zu machen.

§ 12 – Vertraulichkeit

12.1. Die Parteien behandeln alle erlangten vertraulichen Informationen streng vertraulich und verwenden sie nur für Vertragszwecke. Vertraulich sind insbesondere Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse, technische Informationen, Know-how, Preiskonditionen, Kundendaten und Finanzdaten.

12.2. Ausgenommen sind Informationen, die ohne Verschulden öffentlich bekannt sind/werden, der empfangenden Partei bereits rechtmäßig bekannt waren, von Dritten ohne Vertraulichkeitspflicht rechtmäßig mitgeteilt, unabhängig entwickelt wurden oder aufgrund gesetzlicher bzw. behördlicher Anordnung offengelegt werden müssen (mit unverzüglicher Information in Textform).

12.3. Die Vertraulichkeitspflicht gilt für die Vertragsdauer und drei (3) Jahre nach Beendigung und lässt die Pflichten gemäß § 8 unberührt.

§ 13 – Schlussbestimmungen

13.1. Anwendbares Recht. Diese AGB unterliegen österreichischem materiellem Recht unter Ausschluss der Verweisungsnormen des IPRG und des UN-Kaufrechts (CISG). Im Fall von Kunden mit Sitz außerhalb Österreichs, deren Vertragspartnerin die medudoc Deutschland GmbH ist, gilt abweichend deutsches materielles Recht als vereinbart.

13.2. Gerichtsstand. Ausschließlich zuständig für sämtliche Streitigkeiten aus oder in Zusammenhang mit diesen AGB (einschließlich Streitigkeiten über deren wirksames Zustandekommen) ist das sachlich zuständige Gericht am Sitz der medudoc gmbh, FN 666372 i, Landesgericht Salzburg, Salzburger Straße 24a, 5550 Radstadt, Österreich. Im Fall von Kunden mit Sitz außerhalb Österreichs, deren Vertragspartnerin die medudoc Deutschland GmbH ist, gilt abweichend das sachlich zuständige Gericht am Sitz der medudoc Deutschland GmbH, HRB 219035 B, Amtsgericht Charlottenburg, c/o Mindspace, Münzstraße 12, 10178 Berlin, als ausschließlicher Gerichtsstand vereinbart.

13.3. Form. Vertrag, Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform; dies gilt auch für die Abänderung dieser Formklausel.

13.4. Elektronische Signatur. Einfache elektronische Signaturen sind für Abschluss und Wirksamkeit ausreichend, sofern nicht zwingendes Recht eine strengere Form vorschreibt. Die Einbeziehung dieser AGB erfolgt durch deren Verlinkung im Angebot.

13.5. Abtretungsverbot. medudoc behält sich vor, diesen Vertrag und sämtliche Rechte und Pflichten daraus jederzeit an ein verbundenes Unternehmen abzutreten. Hiervon ist der Kunde in Textform zu verständigen. Im Übrigen sind dieser Vertrag und sämtliche Rechte und Pflichten daraus ohne vorherige Zustimmung der anderen Partei in Textform nicht übertragbar.

13.6. Salvatorische Klausel. Die Unwirksamkeit einzelner Bestimmungen berührt die Wirksamkeit der übrigen nicht; an die Stelle tritt eine wirksame Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck möglichst nahekommt.

13.7. Gesamte Vereinbarung. Dieser Vertrag einschließlich Module, Anlagen und Angebot stellt die vollständige Vereinbarung dar und ersetzt ältere Vereinbarungen zum selben Gegenstand. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Allfällige Allgemeine Geschäfts- oder Einkaufsbedingungen des Kunden sind nicht Vertragsbestandteil.

13.8. Keine Partnerschaft. Durch diesen Vertrag wird zwischen den Parteien weder eine Gesellschaft, ein Joint Venture noch ein sonstiges gemeinsames Unternehmen begründet.

Hinweis zur Einbeziehung dieser AGB

Diese AGB werden nicht gesondert unterzeichnet. Ihre Einbeziehung in den Vertrag erfolgt durch deren Verlinkung im Angebot.

Modul A – Workflow-Plattform

Health-Care-Professional-Portal

A.1 Leistungsbeschreibung

A.1.1. medudoc stellt dem Kunden die Workflow-Plattform zur digitalen Unterstützung von Prozessen zur Verfügung. Diese umfasst – abhängig von dem im Angebot beschriebenen Funktionsumfang – die Sub-Module „Patientenaufklärung“ und „Digitale Anamnese“. Sie umfasst insbesondere: die strukturierte digitale Anamnese (auch als Remote-Anamnese), die Erfassung und Verwaltung von Befunden und Checklisten, die ärztliche Validierung und Freigabe erfasster Daten, die automatisierte Erstellung von Dokumenten sowie die übersichtliche Darstellung der erhobenen Informationen für medizinisches Fachpersonal.

A.1.2. Das Sub-Modul „Digitale Anamnese & Befunderfassung” deckt die vollständige digitale Patientenaufnahme vor dem medizinischen Eingriff ab und stellt mindestens die folgenden Funktionalitäten zur Verfügung:

• Digitale Anamnese: strukturierte, mobile Erfassung von Patientenanamnesen (Demografie, Vorerkrankungen, Medikation, Allergien, Lifestyle) über geräteunabhängige Web-Applikation
• Medical Findings: Befunderfassung, Auswertung und Anzeige durch die Workflow-Engine sowie das HCP Dashboard
• Checklisten: konfigurierbare, mandantenspezifische Checklisten für präoperative Anforderungen
• Upload einer Patientenverfügung (Advance Directive): digitale Erfassung und revisionssichere Speicherung von Patientenverfügungen
• PHS-App-Integration: optionales Laden vorhandener Gesundheitsdaten aus der Personal Health State App zur Vorauffüllung des Anamnesebogens

A.1.3. Das Sub-Modul „Patientenaufklärung“ stellt das Software-Framework für einen rechtssicheren digitalen Aufklärungs- und Einwilligungsprozess bereit:

• Video-assistierte Patientenaufklärung: Bereitstellung personalisierter, eingriffsspezifischer Aufklärungsvideos; Erfassung von Viewership und Patientenfeedback
• IC Sheets (Informed Consent Sheets): elektronische Aufklärungsbögen mit integrierter elektronischer Signatur; revisionssicheres Consent-Trail-Protokoll
• Dokumentenarchivierung: langfristige, rechtskonforme Archivierung aller signierten Einwilligungsdokumente gemäß gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (mind. 10 Jahre)
• Einladungsworkflow: patientengeführter Prozessstart per E-Mail, SMS oder QR-Code mit kryptografisch gesichertem Zugang

A.1.4. Das „HCP-Dashboard“ bildet die primäre Arbeitsoberfläche für das medizinische Fachpersonal (Health Care Professionals):

• Fallübersicht und -steuerung: Übersicht aller aktiven und abgeschlossenen Patientenfälle mit Status-Tracking
• Anamnese-Auswertung: strukturierte Darstellung der Patientendaten
• Risk Score Dashboard: visuelle Hervorhebung von Risikofaktoren, Aufälligkeiten und unvollständigen Angaben zur Unterstützung der ärztlichen Entscheidung
• Aufklärungskonfiguration: mandantenspezifische Konfiguration der Informed-Consent-Inhalte, Dokumentanforderungen und Prozesssteuerung
• Medizinische Entscheidung verbleibt immer beim behandelnden Arzt

A.1.5. Die medudoc Plattform wird vollständig cloud-nativ auf Amazon Web Services (AWS) betrieben. Der primäre Produktivbetrieb erfolgt ausschließlich in der Region EU (Frankfurt, eu-central-1). Hochverfügbarkeit wird durch AWS-native Multi-AZ-Replikation über mindestens drei physisch getrennte Verfügbarkeitszonen sichergestellt. Einzelne KI-Dienste (Amazon Comprehend Medical) werden transient in der Region EU (Irland, eu-west-1) ausgeführt; eine dauerhafte Speicherung personenbezogener Patientendaten findet dort nicht statt. Die Plattform basiert auf einer vollständig serverlosen Architektur (AWS Lambda, DynamoDB, S3, CloudFront, Cognito, KMS). Es existieren keine eigenen Rechenzentren oder physischen Netzwerkkomponenten. Die Infrastruktur ist vollständig als Code (SST v3 / Pulumi) definiert, versioniert und ermöglicht automatisiertes Re-Deployment.

A.1.6. Ein zusätzlicher Funktionsumfang, die gebuchten Funktionen und die zulässige Nutzerzahl ergeben sich aus dem Angebot.

A.2 Tenant, Rollen und Zugriffsrechte

A.2.1. medudoc richtet für den Kunden einen logisch getrennten Tenant ein, der von den Tenants anderer Kunden vollständig isoliert ist. Ein Zugriff auf Daten anderer Tenants ist ausgeschlossen.

A.2.2. Die Plattform unterstützt ein rollenbasiertes Berechtigungssystem (insbesondere Administrator, Arzt/Ärztin, Medizinisches Fachpersonal, Patient/Patientin). Die konkreten Rollen und Berechtigungen können je nach Konfiguration und beauftragtem Funktionsumfang variieren.

A.2.3. Die Anzahl zulässiger Nutzer ergibt sich aus dem Angebot. Bei nutzerbasiertem Lizenzmodell ist medudoc bei Überschreitung der vereinbarten Nutzerzahl zur Nachberechnung berechtigt. Als aktiver Nutzer gilt jede Benutzeridentität, die innerhalb der Abrechnungsperiode mindestens einmal auf den Tenant zugegriffen hat.

A.2.4. Der Kunde kann innerhalb seines Tenants mehrere Organisationseinheiten (z.B. Abteilungen, Standorte, Praxen) abbilden, soweit dies vom beauftragten Funktionsumfang umfasst ist. Ein Nutzer kann zudem Zugriff zu mehreren Tenants erhalten, wenn er von diesen dazu berechtigt wurde.

A.3 Regulatorische Einordnung

A.3.1. Die Plattform ist nach Einschätzung von medudoc kein Medizinprodukt im Sinne der Verordnung (EU) 2017/745 (MDR). Sie dient der organisatorischen, dokumentarischen und kommunikativen Unterstützung und enthält insbesondere keine diagnostischen Algorithmen, keine Therapieempfehlungslogiken, keine eigenen Risikoscoring-Modelle, keine automatisierten Freigabe- oder Ablehnungsmechanismen und keine klinische Entscheidungsunterstützung.

A.3.2. Etwaige Systemhinweise beschränken sich auf formale Plausibilitätsprüfungen und stellen keine medizinische Bewertung dar. Die medizinische Letztverantwortung – einschließlich ärztlicher Bewertung, ASA-Klassifikation und Freigabe für medizinische Eingriffe – verbleibt ausnahmslos beim behandelnden approbierten Arzt.

A.4 Score-Berechnung und Drittanbieter

A.4.1. Die Plattform kann auf Basis der erhobenen Daten standardisierte, durch die Klinik definierte Kennzahlen berechnen (z.B. Body-Mass-Index) und Risikofaktoren oder unvollständige Angaben kenntlich machen. Die Ergebnisse dienen ausschließlich der übersichtlichen Darstellung; die medizinische Entscheidung verbleibt beim behandelnden Arzt.

A.4.2. Optional kann die Berechnung von Scores, die Anzeige von klinischen Leitlinien sowie die Einbindung weiterer Workflows über Drittanbieter eingebunden werden. Dies erfordert eine gesonderte Vereinbarung des Kunden unmittelbar mit den Drittanbietern. Die Leistung von Drittanbietern ist nicht Gegenstand dieses Vertrags; medudoc übernimmt für deren Verfügbarkeit, Inhalt und Richtigkeit keine Haftung.

A.5 Gewährleistung

A.5.1. medudoc gewährleistet nach den allgemeinen gesetzlichen Bestimmungen, dass die geschuldeten Leistungen bei bestimmungsgemäßer Nutzung dem Stand der Technik und der Leistungsbeschreibung entsprechen und nicht mit Mängeln behaftet sind, welche die bestimmungsgemäße Nutzung erheblich einschränken oder aufheben.

A.5.2. Die Gewährleistung erstreckt sich nicht auf Fehler, die zurückzuführen sind auf eine nicht bestimmungsgemäße Nutzung, die vom Kunden bereitzustellende Infrastruktur, nicht autorisierte Eingriffe oder Integrationen des Kunden, Ausfälle von Telekommunikations-, Hosting- oder Cloud-Diensten (einschließlich des von medudoc eingesetzten Hosting- und Cloud-Service-Providers Amazon Web Services oder eines zukünftig an dessen Stelle tretenden Anbieters) sowie höhere Gewalt. medudoc ist zunächst zur Nachbesserung – auch durch Bereitstellung eines Workarounds – berechtigt.

A.6 Modulspezifische Haftung

A.6.1. Ergänzend zu § 11 der AGB gilt: medudoc haftet nicht für medizinische Entscheidungen, die auf Grundlage der in der Workflow-Plattform dargestellten Daten oder berechneten Kennzahlen getroffen werden; diese verbleiben in der alleinigen Verantwortung des behandelnden Arztes.

A.7 Voraussetzung und Entgelt

A.7.1. Modul A ist Grundvoraussetzung für die Module B, C, D und G.

A.7.2. Das Lizenzentgelt für Modul A und die darin lizenzierten Sub-Module ergibt sich aus dem Angebot.

A.8 Datenkategorien und Schutzklassen

Die medudoc Plattform verarbeitet ausschließlich besonders schützenswerte Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO. Alle Patientendaten sind gemäß interner Informationsklassifikation als Restricted (höchste Schutzklasse) eingestuft. Die folgenden Datenkategorien werden im Scope verarbeitet:

• Patientendaten aus dem Anamneseprozess: Demografie, Anamnese, Medikation, Allergien, Vorerkrankungen, Patientenverfügung
• Einwilligungsdaten: Informed-Consent-Dokumente, optionale Begleitdokumente (Behandlungsvertrag, Datenschutzeinwilligung)
• Aufklärungsdokumentation: elektronisch signierte IC Sheets, Consent-Trail-Protokoll
• Video-Aufklärungsdaten: Viewership, Feedback, Verhaltensanalyse (angesehene Ausschnitte, Kommentare)
• KIS-Schnittstellendaten: Patientenstammdaten aus Drittsystemen

Hinweis: Es werden auch Daten von Minderjährigen verarbeitet, da medizinische Eingriffe auch an minderjährigen Patienten durchgeführt werden.

A.9 Zugriffssteuerung und Authentifizierung

Die Zugriffssteuerung basiert auf folgender Authentifizierungslogik:

• Health Care Professionals (HCP): Authentifizierung über Amazon Cognito (Benutzername/Passwort); MFA verfügbar und empfohlen; JWT-basiertes Session-Management
• Patienten (Workflow-Zugang): kryptografisch sichere, zeitlich begrenzte Zugangscodes (Format XXX-XXX-XXX); keine Accountregistrierung erforderlich
• Patienten (PHS App): Multi-Faktor-Authentifizierung oder Einmalpasswort via SMS/E-Mail
• KIS-Integration: dedizierte, mandantenspezifische API-Keys mit Least-Privilege-IAM-Policies
• Support-Zugang auf Mandantendaten: ausschließlich nach expliziter, zeitlich befristeter Freischaltung durch den Mandantenadministrator; vollständige Protokollierung

A.10 Backup und Archivierung

• DynamoDB Point-in-Time Recovery (PITR): aktiv für alle Produktionstabellen; sekundengenaue Wiederherstellung innerhalb eines 35-Tage-Fensters
• Wöchentliche Vollbackups: automatisiert; Aufbewahrung 10 Jahre; AES-256-verschlüsselt; zugriffsgeschützter S3-Bucket
• S3-Versionierung und Object Lock: verhindert unwiderrufliche Löschung archivierter Einwilligungsdokumente
• Aufbewahrungsfristen: mindestens 10 Jahre gemäß medizinrechtlichen Dokumentationspflichten (z. B. § 630 f. BGB, § 51 ÄrzteG)

Modul B – Informed Consent / IC Sheets

Digitale Aufklärung und elektronische Signatur

B.1 Leistungsbeschreibung

B.1.1. Modul B umfasst die digitale Dokumentation der informierten Einwilligung der Patienten (Informed Consent) einschließlich der Erstellung, Verwaltung und elektronischen Signatur von Aufklärungs- und Einwilligungsdokumenten (IC Sheets) sowie deren revisionssichere Archivierung. Sind mehrsprachige Inhalte beauftragt (Modul H), gilt ergänzend H.2 und H.3.

B.2 Signaturarten und Verantwortung für die Signaturwahl

B.2.1. Die Plattform unterstützt verschiedene Arten der elektronischen Signatur:

• (a) einfache elektronische Signatur (SES) und fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) werden durch medudoc bereitgestellt;
• (b) qualifizierte elektronische Signatur (QES) wird über externe, von medudoc beauftragte Vertrauensdiensteanbieter in den jeweiligen Ländern umgesetzt.

B.2.2. Die Wahl der für das jeweilige Dokument zu verwendenden Signaturart trifft der behandelnde Arzt oder stellvertretend die Klinik je zu unterzeichnendem Dokument. Die Beurteilung, welche Signaturart für die jeweilige klinische und rechtliche Situation erforderlich und ausreichend ist, obliegt ausschließlich dem Kunden bzw. dem behandelnden Arzt. medudoc stellt insoweit ausschließlich die technische Funktionalität bereit und schuldet keine rechtliche Beurteilung der Zulässigkeit oder Formgültigkeit einer Signaturart im Einzelfall.

B.2.3. Die Entgelte richten sich nach der gewählten Signaturart (SES, AES, QES) sowie nach den genutzten Kommunikationsvorgängen (z. B. SMS, WhatsApp, Telefonkontakt) gemäß dem Angebot.

B.3 Medizinische Inhalte (IC Sheets als Vorlagen)

B.3.1. Die von medudoc bereitgestellten IC Sheets werden auf Basis anerkannter medizinischer Fachgesellschaften, Leitlinien und wissenschaftlicher Quellen erstellt und stellen ausschließlich Vorlagen und Hilfsmittel dar. Sie ersetzen weder die ärztliche Aufklärungspflicht noch die individuelle medizinische Beurteilung im Einzelfall.

B.3.2. Die inhaltliche Überprüfung, Anpassung an den konkreten Patientenfall und die ärztliche Freigabe der verwendeten Inhalte obliegen ausschließlich dem behandelnden Arzt. medudoc ist bemüht, die Inhalte in angemessenen Abständen zu überprüfen und bei wesentlichen Änderungen relevanter Leitlinien zu aktualisieren; eine Verpflichtung zur Aktualisierung in Echtzeit oder eine Garantie vollständiger Leitlinienkonformität zu jedem Zeitpunkt besteht nicht.

B.4 Patientenverfügung (Advance Directive)

B.4.1. Soweit beauftragt, kann die Plattform die Dokumentation von Patientenverfügungen unterstützen. Die rechtliche Wirksamkeit einer Patientenverfügung richtet sich nach den jeweils geltenden gesetzlichen Form- und Inhaltserfordernissen des jeweiligen Landes, in dem der Tenant/Kunde tätig ist. medudoc gewährleistet nicht die rechtliche Wirksamkeit der über die Plattform erfassten Patientenverfügung; die Prüfung der Wirksamkeit und der erforderlichen Voraussetzungen obliegt dem Kunden bzw. dem behandelnden Arzt.

B.5 Modulspezifische Haftung

B.5.1. Ergänzend zu § 11 dieser AGB gilt für dieses Modul:

• (a) medudoc haftet nicht für die Wahl einer für den Einzelfall rechtlich nicht ausreichenden bzw. formungültigen Signaturart durch den Kunden oder den behandelnden Arzt;
• (b) für die qualifizierte elektronische Signatur (QES) haftet medudoc nicht für Verfügbarkeit, Funktion oder rechtliche Wirkung der Leistung des externen Vertrauensdiensteanbieters, sofern medudoc den Anbieter sorgfältig ausgewählt hat;
• (c) medudoc haftet nicht für Schäden, die daraus entstehen, dass ein IC Sheet nicht den jeweils aktuellen Stand medizinischer Leitlinien widerspiegelt, sofern medudoc den Inhalt nach dem zum Zeitpunkt der Erstellung anerkannten Stand der Wissenschaft erstellt hat, oder Schäden, die auf einer unterlassenen individuellen ärztlichen Anpassung beruhen.

B.6 Voraussetzung und Entgelt

B.6.1. Modul B setzt Modul A in der Konfiguration „Patientenaufklärung“ voraus. Die Entgelte ergeben sich aus dem Angebot.

Modul C – Medizinische Aufklärungsvideos

Video-assistierte, personalisierte Patientenaufklärung

C.1 Leistungsbeschreibung

C.1.1. Modul C umfasst die Bereitstellung personalisierter, video-basierter Aufklärungsinhalte zur Vorbereitung von Patienten auf medizinische Eingriffe. Die Inhalte werden fachbereichsspezifisch und indikationsbezogen nach Festlegung durch den behandelnden Arzt bereitgestellt. Sind mehrsprachige Inhalte beauftragt (Modul H), gilt ergänzend H.2 und H.3.

C.2 Medizinische Inhalte

C.2.1. Die Aufklärungsvideos werden mit Sorgfalt und unter Beteiligung von Fachpersonal auf Basis anerkannter Quellen erstellt und stellen Vorlagen und Hilfsmittel dar. Sie ersetzen nicht das gesetzlich erforderliche individuelle Arzt-Patienten-Gespräch, sondern dienen dazu, den Patienten/die Patientin vor dem Arztgespräch bereits umfassend zu informieren. Die Auswahl der Inhalte im Einzelfall sowie die Vermittlung etwaiger weiterer erforderlicher Aufklärungsinhalte obliegen dem behandelnden Arzt.

C.2.2. medudoc ist berechtigt, die Aufklärungsinhalte jederzeit zu aktualisieren oder durch neu produzierte Inhalte zu ersetzen, soweit der vereinbarte Leistungsumfang dadurch nicht verringert wird. Der Kunde wird über die Aktualisierung nicht aktiv informiert, sondern kann Änderungen in der Tenant-Administration der Workflow-Plattform nachverfolgen.

C.3 Modulspezifische Haftung

C.3.1. Ergänzend zu § 11 dieser AGB gilt für dieses Modul:

• (a) die Aufklärungsvideos stellen Informationsinhalte dar und ersetzen nicht die ärztliche Aufklärung im persönlichen Gespräch; medudoc haftet nicht für eine allein auf den Videoinhalten beruhende Patientenaufklärung;
• (b) medudoc haftet nicht für Schäden, die daraus entstehen, dass ein Aufklärungsvideo nicht den jeweils aktuellen Stand medizinischer Leitlinien oder wissenschaftlicher Erkenntnisse widerspiegelt, sofern der Inhalt nach dem zum Zeitpunkt der Erstellung anerkannten Stand der Wissenschaft erstellt wurde.

C.4 Voraussetzung und Entgelt

C.4.1. Modul C setzt für die personalisierte Aufklärung Modul A in der Konfiguration „Patientenaufklärung“ voraus. Die Entgelte (insbesondere je durchgeführter Aufklärung) ergeben sich aus dem Angebot.

Modul D – Leitlinien und Verfahrensanweisungen

Fachbereichsspezifische Leitfäden für den Arzt

D.1 Leistungsbeschreibung

D.1.1. Modul D umfasst die Bereitstellung fachbereichsspezifischer Leitlinien und Verfahrensanweisungen durch medudoc – beispielsweise anästhesiologischer Vorgehensweisen für verschiedene Eingriffe. Diese dienen als Leitfaden und Empfehlung für den behandelnden Arzt und wurden durch medudoc auf Basis wissenschaftlicher Leitlinien, Studien und den Empfehlungen von Fachverbänden redaktionell erstellt. Sind mehrsprachige Inhalte beauftragt (Modul H), gilt ergänzend H.2 und H.3.

D.2 Charakter als Leitfaden; klinikspezifische Überschreibung

D.2.1. Die bereitgestellten Leitlinien und Verfahrensanweisungen sind unverbindliche Leitfäden. Der Kunde (Klinik) ist berechtigt, sie durch eigene, klinikspezifische Vorgaben zu überschreiben oder anzupassen. Soweit der Kunde eigene Vorgaben hinterlegt, gelten diese vorrangig vor den von medudoc bereitgestellten Inhalten.

D.2.2. Die medizinische Beurteilung und Entscheidung im Einzelfall obliegt ausschließlich dem behandelnden Arzt. Die Leitlinien und Verfahrensanweisungen ersetzen weder die ärztliche Beurteilung noch klinikinterne Standards oder Vorgaben.

D.3 Aktualisierung

D.3.1. medudoc ist bemüht, die bereitgestellten Inhalte bei wesentlichen Änderungen relevanter Leitlinien zu aktualisieren; eine Aktualisierung in Echtzeit oder eine Garantie der Leitlinienkonformität zu jedem Zeitpunkt besteht nicht. Soweit der Kunde Inhalte überschrieben hat, trägt er die Verantwortung für deren Aktualität und Richtigkeit. Es wird darauf hingewiesen, dass durch den Kunden selbst überarbeitete bzw. bereitgestellte Leitlinien nicht mehr automatisiert durch medudoc aktualisiert werden.

D.4 Modulspezifische Haftung

D.4.1. Ergänzend zu § 11 dieser AGB gilt für dieses Modul:

• (a) die bereitgestellten Leitlinien und Verfahrensanweisungen stellen einen unverbindlichen Leitfaden dar und ersetzen weder die medizinische Beurteilung noch die Entscheidung des behandelnden Arztes im Einzelfall; medudoc haftet nicht für hierauf gestützte medizinische Entscheidungen;
• (b) überschreibt oder ändert der Kunde die bereitgestellten Inhalte, trägt der Kunde die alleinige Verantwortung für Inhalt, Aktualität und Richtigkeit der überschriebenen Inhalte; eine Haftung von medudoc ist insoweit ausgeschlossen;
• (c) medudoc haftet nicht für Schäden daraus, dass eine Leitlinie nicht dem jeweils aktuellen Stand entspricht, sofern sie nach dem zum Zeitpunkt der Erstellung anerkannten Stand der Wissenschaft erstellt wurde.

D.5 Voraussetzung und Entgelt

D.5.1. Modul D setzt Modul A in der Konfiguration „Anamnese“ voraus. Die Entgelte ergeben sich aus dem Angebot.

Modul E – PHS-Portal

Personal Health State – patientengeführte Gesundheitsdaten

E.1 Leistungsbeschreibung

E.1.1. Das PHS-Portal ermöglicht es Patienten, persönliche Gesundheitsdaten prozessunabhängig zu erfassen, zu speichern und zu verwalten und diese bei Bedarf einer Gesundheitseinrichtung zur Verfügung zu stellen. Es dient der Datenspeicherung, Strukturierung und Übermittlung, nicht der medizinischen Bewertung.

E.1.2. Die Nutzung des PHS-Portals durch Patienten ist freiwillig und keine Voraussetzung für die Nutzung der Workflow-Plattform oder für eine medizinische Behandlung. Die Registrierung zum PHS-Portal erfolgt durch den Patienten eigenständig auf einer dafür vorgesehenen Website und kann nicht durch den Kunden beeinflusst werden. Mit dem hier vorliegenden Modul E ermöglicht der Kunde dem Patienten, die im PHS-Portal erfassten Gesundheitsdaten in dem Anamnese-Prozess der Workflow-Plattform (Modul A) zu laden und diese damit für den weiteren Prozess zur Verfügung zu stellen. Der Patient profitiert davon, dass beispielsweise Vorerkrankungen, Medikamente, Allergien und Kontaktpersonen vorausgefüllt werden und er hierdurch die Anamnese unterstützen kann.

E.2 Datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit

E.2.1. Soweit Patienten das PHS-Portal außerhalb eines konkreten Behandlungsverhältnisses nutzen, ist medudoc insoweit eigenständiger Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer freiwilligen, ausdrücklichen und jederzeit widerrufbaren Einwilligung der betroffenen Person.

E.2.2. Die Datenhoheit liegt bei der betroffenen Person; die Löschung ist jederzeit durch sie selbst oder auf ihren Antrag möglich. Der Kunde hat keine datenschutzrechtliche Rolle in Bezug auf das PHS-Portal und keine dauerhafte Zugriffsmöglichkeit auf PHS-Daten. Insbesondere besteht in Bezug auf die im PHS-Portal verarbeiteten Daten keine gemeinsame Verantwortlichkeit von medudoc und dem Kunden im Sinne von Art. 26 DSGVO.

E.3 Datenübertragungen zwischen Verarbeitungskontexten

E.3.1. Eine Übertragung von Daten zwischen Klinik-Workflow und PHS-Portal erfolgt ausschließlich auf Initiative und nach aktiver, gesonderter Bestätigung der betroffenen Person. Eine automatische oder systemseitige Datenmigration findet nicht statt. Die Systemarchitektur gewährleistet eine klare technisch-organisatorische Trennung der Verarbeitungskontexte. Der Patient kann zu Beginn des Anamnese-Prozesses seine gespeicherten Gesundheitsdaten aus dem PHS-Portal laden und diese nach Abschluss des gesamten Prozesses wieder an das PHS-Portal zur Aktualisierung der Informationen übermitteln. Mit der Übertragung von Daten zwischen Klinik-Workflow und PHS-Portal wird der Kunde Verantwortlicher in Bezug auf die im Klink-Workflow verarbeiteten Daten; medudoc wird insoweit als Auftragsverarbeiter des Kunden tätig; es gilt Anlage 2.

E.4 Modulspezifische Haftung

E.4.1. Ergänzend zu § 11 dieser AGB haftet medudoc gegenüber dem Kunden weder für die patientengeführte Datenerfassung noch für die Richtigkeit oder Vollständigkeit der im PHS-Portal verarbeiteten Daten, da diese vom Patienten eingegeben und von medudoc keiner Prüfung unterzogen werden. Der Kunde ist im Fall der Übertragung von Daten aus dem PHS-Portal in einen Klinik-Workflow ausschließlich selbst für die Prüfung der Daten verantwortlich.

E.5 Entgelt

E.5.1. Für den Kunden fallen für die Nutzung der Anbindung an das PHS-Portal keine Kosten an.

Modul F – Onboarding und Customer-Success

Einrichtung, Konfiguration, Inbetriebnahme und laufende Betreuung

F.1 Leistungsbeschreibung

F.1.1. Modul F umfasst die einmaligen Leistungen zur Inbetriebnahme der Plattform, insbesondere die Einrichtung des Tenants, das Branding und Layout, die medizinische und organisatorische Konfiguration, die Einrichtung gebuchter Schnittstellen (sofern Modul G beauftragt), die Schulung sowie die Begleitung während der produktiven Nutzung. Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus dem Angebot.

F.2 Erhöhte Mitwirkungspflichten des Kunden

F.2.1. Die ordnungsgemäße und fristgerechte Durchführung des Onboardings setzt eine erhöhte Mitwirkung des Kunden voraus. Der Kunde stellt insbesondere rechtzeitig bereit: benannte fachliche und technische Ansprechpartner mit Entscheidungsbefugnis, die erforderlichen Zugänge und Berechtigungen, die klinischen und organisatorischen Vorgaben und Konfigurationsentscheidungen, etwaige Test- und Stammdaten sowie die Teilnahme an vereinbarten Schulungs- und Abstimmungsterminen und die fristgerechte Durchführung von Abnahmen.

F.2.2. Ergänzend gilt § 5 dieser AGB. Kommt der Kunde seinen Mitwirkungspflichten nicht fristgerecht nach, gilt § 5.4 dieser AGB; medudoc ist insbesondere berechtigt, Termine und Inbetriebnahme entsprechend zu verschieben und entstehenden Mehraufwand gemäß Anlage 3 zu verrechnen.

F.3 Abnahme

F.3.1. Nach Abschluss der Onboarding-Leistungen teilt medudoc dies dem Kunden in Textform mit. Die Onboarding-Leistungen gelten als abgenommen, wenn der Kunde nicht innerhalb von vierzehn (14) Tagen nach der Fertigstellungsmitteilung in Textform begründete, wesentliche Mängel rügt, oder wenn der Kunde mit der produktiven Nutzung der Plattform beginnt.

F.3.2. Der Zeitpunkt der Abnahme bzw. der ersten produktiven Nutzung gilt als produktive Inbetriebnahme (effektives Lieferdatum) im Sinne von § 2.8 und § 7.9 dieser AGB und ist für die Berechnung des dort geregelten Bereitstellungszeitraums maßgeblich.

F.4 Modulspezifische Haftung

F.4.1. Ergänzend zu § 11 dieser AGB haftet medudoc nicht für Verzögerungen oder Mehraufwand, die auf eine verspätete, unvollständige oder unrichtige Mitwirkung des Kunden zurückzuführen sind.

F.5 Entgelt

F.5.1. Die Onboarding-Leistungen werden als einmaliges bzw. projektbasiertes Entgelt gemäß Anlage 3 bzw. dem Angebot vergütet. Über den vereinbarten Umfang hinausgehende Leistungen werden nach Aufwand gemäß dem Angebot abgerechnet.

Modul G – KIS-Integration

Schnittstellen zu KIS-/PVS-Systemen

G.1 Leistungsbeschreibung

G.1.1. Modul G umfasst die Bereitstellung dokumentierter Ein- und Ausgangsschnittstellen (insbesondere FHIR-basiert) zum Datenaustausch mit Krankenhausinformations- und Praxisverwaltungssystemen (KIS/PVS) des Kunden, insbesondere die Übergabe von Patientenstammdaten zur Initialisierung des Workflows sowie die Rückübermittlung von Anamneseergebnissen, Einwilligungsstatus und IC-Sheet-Dokumentation.

G.1.2. Die technische Schnittstellendokumentation ist unter https://medudoc.com/schnittstellen/ abrufbar und wird im Rahmen des Change-Management-Prozesses gepflegt.

G.2 Mitwirkung des Kunden

G.2.1. Der Kunde stellt die kundenseitig erforderlichen Voraussetzungen bereit, insbesondere die Konfiguration und Anbindung des KIS/PVS, die erforderlichen Zugänge und API-Schlüssel sowie die Mitwirkung des jeweiligen KIS/PVS-Anbieters. Ergänzend gilt § 5 dieser AGB.

G.3 Modulspezifische Haftung und Abgrenzung

G.3.1. Ergänzend zu § 11 dieser AGB gilt für dieses Modul:

• (a) medudoc verantwortet ausschließlich die eigenen Schnittstellenendpunkte gemäß der veröffentlichten Schnittstellendokumentation;
• (b) der Anbieter des kundenseitigen KIS/PVS ist kein Subauftragsverarbeiter und kein Erfüllungsgehilfe von medudoc;
• (c) medudoc haftet nicht für Störungen, Datenverluste oder Fehlübertragungen, die auf das kundenseitige KIS/PVS, dessen Konfiguration, auf Änderungen der Schnittstellen oder Systeme Dritter oder auf eine unzureichende Mitwirkung des Kunden zurückzuführen sind.

G.4 Voraussetzung und Entgelt

G.4.1. Modul G setzt Modul A (Konfigurationsunabhängig) voraus. Die Einrichtung wird als Projektentgelt, der laufende Betrieb gegebenenfalls als wiederkehrendes Entgelt gemäß dem Angebot vergütet.

Modul H – Mehrsprachigkeit

Übersetzungen von Videoinhalten, IC-Sheets und Anamnese-Fragen

H.1 Leistungsbeschreibung

H.1.1. Modul H umfasst die Bereitstellung der Plattformoberfläche sowie der medizinischen Inhalte (insbesondere IC Sheets, Aufklärungsvideos und Leitlinien, soweit die betreffenden Module beauftragt sind) in weiteren Sprachen neben dem deutschen Standard. Der jeweils verfügbare Sprachumfang ergibt sich aus dem Angebot.

H.1.2. Das Modul wird als jährliche Grundgebühr pauschal vergütet; die Höhe ergibt sich aus dem Angebot. Etwaige Leistungen für die Entwicklung zusätzlicher Sprachen, die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses noch nicht verfügbar sind, werden gesondert vereinbart und nach Aufwand gemäß dem Angebot berechnet.

H.2 Übersetzungsqualität und Sprachversionen

H.2.1. Alle Sprachversionen – mit Ausnahme der deutschen Originalversion – sind Convenience-Übersetzungen. Sie dienen der Verbesserung der Zugänglichkeit für Patienten und das medizinische Fachpersonal und stellen keine inhaltlich geprüften oder medizinisch validierten Fassungen dar. Die Verantwortung für die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit und rechtliche Eignung im Einzelfall liegt auch bei Verwendung einer Convenience-Übersetzung ausschließlich beim behandelnden Arzt.

H.2.2. Der Kunde nimmt zur Kenntnis, dass zwischen dem Zeitpunkt der Aktualisierung der deutschen Originalversion und der entsprechenden Aktualisierung einer Übersetzung ein Zeitversatz bestehen kann. medudoc aktualisiert Übersetzungen in angemessener Frist nach Aktualisierung der Originalversion; eine synchrone Aktualisierung aller Sprachversionen ist nicht geschuldet.

H.3 Modulspezifische Haftung und Abgrenzung

H.3.1. Ergänzend zu § 11 dieser AGB gilt für dieses Modul: (a) Für Convenience-Übersetzungen gemäß H.2.1 übernimmt medudoc keine Gewähr für inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit, Leitlinienkonformität oder rechtliche Eignung in der jeweiligen Zielsprache; eine Haftung für Schäden, die auf der Verwendung einer Convenience-Übersetzung beruhen, ist ausgeschlossen, es sei denn, medudoc hat vorsätzlich oder grob fahrlässig gehandelt. (b) Die Haftung für Abweichungen infolge von Zeitversatz nach Aktualisierung der Originalversion ist auf den Zeitraum begrenzt, der eine angemessene Übersetzungsbearbeitungsfrist übersteigt. (c) Die Wahl der Sprache für den Aufklärungsprozess trifft der behandelnde Arzt; medudoc stellt ausschließlich die technische Funktionalität und die Inhalte in den verfügbaren Sprachen bereit. Eine Haftung für eine im Einzelfall nicht geeignete Sprachwahl liegt ausschließlich beim Kunden bzw. dem behandelnden Arzt.

H.4 Voraussetzung und Entgelt

H.4.1. Modul H setzt Modul A (Konfigurationsunabhängig) voraus. Die Mehrsprachigkeit gilt für alle gebuchten, kompatiblen Module (insbesondere B, C und D).

Anlage 1 – Service-Level-Vereinbarung (SLA)

§ 1 – Geltungsbereich

1.1. Diese SLA regelt die Leistungsparameter, Verfügbarkeitszusagen und Wiederherstellungsziele für die medudoc-Plattform. Sie ist Bestandteil dieser AGB; bei Widersprüchen gehen in service-level-spezifischen Belangen ihre Regelungen vor (§ 1.5 der AGB). Supportzeiten und Wartungsankündigung richten sich nach § 3.2 und § 4.1 dieser AGB.

§ 2 – Verfügbarkeit im Normalbetrieb

2.1. medudoc stellt die Plattform mit folgender Verfügbarkeit zur Verfügung, gemessen während der Betriebszeiten (Montag bis Sonntag, 06:00–22:00 Uhr MEZ/MESZ):

2.2. Von der Berechnung ausgenommen sind geplante Wartungsfenster, höhere Gewalt, Ausfälle der kundenseitigen Infrastruktur, Ausfälle von AWS, nicht autorisierte Eingriffe sowie Ausfälle von Drittdiensten außerhalb des Einflussbereichs von medudoc. Die Verfügbarkeit wird monatlich ermittelt; ein Bericht wird auf Anfrage bereitgestellt.

§ 3 – Störungskategorisierung

§ 4 – Reaktions- und Wiederherstellungszeiten

4.1. Die Reaktionszeit (Erstreaktion mit Bestätigung, Klassifizierung und Benennung eines Bearbeiters) wird innerhalb der Supportzeiten gemäß § 4.1 der AGB gemessen und wie folgt gewährleistet:

4.2. Die Ziel-Wiederherstellungszeit (Behebung oder funktionsfähiger Workaround) ist ein Zielwert, keine garantierte Frist; Überschreitungen bei Critical/High werden proaktiv mit voraussichtlichem Zeitrahmen mitgeteilt:

4.3. Ohne vereinbarte Support-Stufe gilt die Stufe „Basic“.

§ 5 – Regulatorische Mindestbenachrichtigungen

5.1. Ungeachtet der Support-Stufe gelten für sicherheits- und datenschutzrelevante Ereignisse folgende Mindestfristen, die für alle Kunden gelten: (a) Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten gemäß Art. 33 DSGVO – Benachrichtigung des Kunden spätestens innerhalb von 24 Stunden nach Kenntniserlangung; (b) sonstige Sicherheitsvorfälle der Klassifizierung High oder Critical – spätestens innerhalb von 48 Stunden nach Bestätigung und Erstbewertung; (c) Störungen mit wesentlicher Einschränkung der Verfügbarkeit – unverzüglich nach Erkennung. Diese Fristen betreffen ausschließlich die Benachrichtigung; die aktive Störungsbearbeitung richtet sich nach § 4 dieser SLA.

§ 6 – Wiederanlaufparameter im Notbetrieb (Disaster Recovery)

6.1. Für den Fall eines schwerwiegenden, nicht durch automatische Multi-AZ-Mechanismen kompensierten Ausfalls gelten die folgenden Wiederanlaufparameter. Einzelne AZ-Ausfälle und Dienststörungen einzelner Managed Services werden durch automatische Failover-Mechanismen kompensiert und fallen nicht unter diese Werte.

6.2. Die vorstehenden Wiederanlaufparameter gelten für alle von medudoc bereitgestellten Dienste basierend auf der jeweiligen Modulzuordnung. Bei der KIS-Integration (Modul G) verantwortet medudoc zudem ausschließlich die eigenen Schnittstellenendpunkte; Wiederanlaufzeiten kundenseitiger oder drittseitiger Systeme liegen außerhalb des Einflussbereichs von medudoc (vgl. Modul G.3).

6.3. RTO bezeichnet die maximale Zeitspanne bis zur vollständigen Wiederherstellung des produktiven Betriebs; RPO den maximal zulässigen Datenverlust (technisch durch Point-in-Time Recovery innerhalb eines 35-Tage-Fensters deutlich geringer); MTD die maximal tolerierbare Ausfalldauer. Die Wiederherstellung erfolgt als vollständiges Re-Deployment in voller Kapazität.

§ 7 – Datensicherung

7.1. medudoc führt kontinuierliche Sicherungen (Point-in-Time Recovery, 35 Tage) sowie wöchentliche Vollbackups durch. Die Aufbewahrungsfrist für Backups beträgt 10 Jahre in Übereinstimmung mit den Aufbewahrungsanforderungen an medizinische Dokumentation. Dokumente (IC Sheets, medizinische Dokumente, Einwilligungserklärungen) werden versioniert und verschlüsselt gespeichert. Wiederherstellungsverfahren werden mindestens jährlich getestet; die Ergebnisse werden auf Anfrage mitgeteilt.

§ 8 – Störungskommunikation

8.1. medudoc informiert über den Status betreffender Störungen: bei Critical initial unverzüglich nach Klassifizierung und laufend mindestens alle 2 Stunden; bei High initial nach Klassifizierung und mindestens alle 4 Stunden; bei Medium und Low nach Behebung. Nach Behebung einer Critical- oder High-Störung wird eine Abschlussmeldung mit Ursache und Maßnahmen übermittelt. Für förmliche Incident-Abschlussberichte bei Sicherheitsvorfällen gilt ergänzend § 10.2 der Anlage 2.

§ 9 – Service Credits

9.1. Unterschreitet die monatliche Verfügbarkeit den vereinbarten Wert, erhält der Kunde eine Gutschrift nach folgender Staffelung (bezogen auf das monatliche Entgelt):

9.2. Service Credits sind auf maximal 30 % des monatlichen Entgelts je Kalendermonat begrenzt und stellen die ausschließliche und abschließende Rechtsfolge für die Nichteinhaltung der Verfügbarkeitszusagen dar; weitergehende Ansprüche richten sich nach § 11 dieser AGB. Ansprüche sind innerhalb von dreißig (30) Tagen nach Monatsende in Textform geltend zu machen und werden mit der nächsten Rechnung verrechnet; eine Barauszahlung ist ausgeschlossen.

§ 10 – Überprüfung

10.1. Die Parteien überprüfen diese SLA mindestens einmal jährlich auf Angemessenheit. Anpassungen bedürfen der Textform und der Zustimmung beider Parteien.

Anlage 2 – Auftragsverarbeitervereinbarung (Art. 28 DSGVO)

einschließlich technischer und organisatorischer Maßnahmen

§ 1 – Gegenstand, Dauer und Rollen

1.1. Diese Vereinbarung konkretisiert die datenschutzrechtlichen Pflichten im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch medudoc als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO im Rahmen der Workflow-Plattform (Modul A) sowie der hierauf aufbauenden Module. Die grundsätzliche Rollenverteilung ergibt sich aus § 8 dieser AGB. Gegenstand ist die Bereitstellung und der Betrieb der Plattform als SaaS-Lösung.

1.2. Die Dauer der Verarbeitung entspricht der Laufzeit des Vertrags einschließlich der Nachfristen gemäß § 9.2 dieser AGB.

§ 2 – Art und Zweck der Verarbeitung

2.1. Die Verarbeitung umfasst die Erhebung, Speicherung und strukturierte Aufbereitung von Anamnese- und Befunddaten, die Bereitstellung personalisierter Aufklärungsinhalte einschließlich erforderlicher Sprachsynthese, die Erstellung, Verwaltung und elektronische Signatur von Einwilligungsdokumenten, die Speicherung und Bereitstellung von Dokumenten und deren strukturierte Übergabe an weiterführende Systeme des Kunden (soweit beauftragt), die Nutzerauthentifizierung und Zugriffskontrolle, die Protokollierung sicherheits- und betriebsrelevanter Ereignisse sowie regelmäßige Datensicherungen. Eine eigenständige Entscheidungsbefugnis von medudoc über Zwecke und Mittel besteht nicht.

§ 3 – Art der personenbezogenen Daten

3.1. Verarbeitet werden insbesondere: Stammdaten von Patienten; Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO (Anamnese, Vorerkrankungen, Allergien, Medikation, Befunde, Risikofaktoren, Einwilligungserklärungen); Daten des medizinischen Fachpersonals; Nutzungs- und Zugangsdaten; Kommunikationsdaten; elektronische Signaturen und zugehörige Metadaten.

§ 4 – Kategorien betroffener Personen

4.1. Betroffen sind Patienten der Gesundheitseinrichtung des Kunden, ärztliches Personal, medizinisches Fachpersonal sowie Administratoren und IT-Personal des Kunden.

§ 5 – Pflichten des Auftragsverarbeiters

5.1. medudoc verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Kunden, die sich vorrangig aus dem Vertrag und den Konfigurationsmöglichkeiten der Plattform ergibt; darüber hinausgehende Einzelweisungen bedürfen der Textform. medudoc informiert den Kunden unverzüglich, wenn eine Weisung nach Auffassung von medudoc gegen Datenschutzrecht verstößt, und ist berechtigt, die Ausführung bis zur Bestätigung auszusetzen.

5.2. medudoc stellt sicher, dass die zur Verarbeitung befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind, unterstützt den Kunden im Rahmen des Zumutbaren bei der Beantwortung von Betroffenenanträgen (Art. 15–22 DSGVO) sowie bei den Pflichten gemäß Art. 32–36 DSGVO, führt ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gemäß Art. 30 Abs. 2 DSGVO und löscht die Daten nach Abschluss der Verarbeitung gemäß § 9 dieser AGB.

§ 6 – Technische und organisatorische Maßnahmen

6.1. medudoc trifft die im Anhang 2A beschriebenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO. medudoc ist berechtigt, diese während der Vertragslaufzeit anzupassen, sofern das vereinbarte Schutzniveau nicht unterschritten wird; die jeweils aktuelle Fassung ist im medudoc-Portal unter „Datenschutz und Compliance“ abrufbar. Über wesentliche Änderungen informiert medudoc zusätzlich in Textform.

§ 7 – Subauftragsverarbeiter

7.1. Der Kunde erteilt medudoc eine allgemeine Genehmigung zum Einsatz von Subauftragsverarbeitern. Die jeweils aktuelle Liste ist im medudoc Trust Center abrufbar. medudoc informiert über beabsichtigte Änderungen mindestens dreißig (30) Tage vor dem geplanten Einsatz in Textform; der Kunde kann innerhalb von vierzehn (14) Tagen begründeten Einspruch erheben. Kann keine Einigung erzielt werden, sind beide Parteien zur außerordentlichen Kündigung des betroffenen Moduls mit einer Frist von einem (1) Monat berechtigt. medudoc stellt vertraglich sicher, dass Subauftragsverarbeiter denselben Datenschutzpflichten unterliegen, und bleibt dem Kunden gegenüber voll verantwortlich.

§ 8 – Ort der Datenverarbeitung

8.1. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR). Die primäre Verarbeitung und Speicherung findet in der AWS-Region EU (Frankfurt, eu-central-1) statt. Einzelne isolierte Verarbeitungsschritte (insbesondere KI-gestützte Datenextraktion) können in der AWS-Region EU (Irland, eu-west-1) erfolgen; eine dauerhafte Speicherung personenbezogener Daten findet dort nicht statt. Eine Übermittlung in Drittstaaten findet nicht statt, sofern nicht mit ausdrücklicher vorheriger Zustimmung des Kunden und unter Einhaltung der Art. 44 ff. DSGVO etwas anderes vereinbart wird.

8.2. medudoc setzt für die Bereitstellung seiner Leistungen die Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg, als Hosting- und Cloud-Infrastrukturdienstleister ein. Ungeachtet des Umstands, dass die Datenverarbeitung auf Servern innerhalb des EWR erfolgt, ist Amazon Web Services EMEA SARL Teil des US-amerikanischen Amazon-Konzerns (Amazon.com, Inc.). Der Kunde nimmt daher zur Kenntnis und stimmt ausdrücklich zu, dass aufgrund dieser Konzernzugehörigkeit US-Behörden unter Umständen gestützt auf US-amerikanisches Recht (insbesondere den CLOUD Act oder FISA Section 702) Zugriffsrechte auf bei Konzernunternehmen verarbeitete Daten geltend machen könnten und ein solcher behördlicher Zugriff aus Drittstaaten daher nicht mit abschließender Sicherheit ausgeschlossen werden kann. medudoc hat mit Amazon Web Services EMEA SARL einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO sowie die EU-Standardvertragsklauseln (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914) abgeschlossen und die verfügbaren technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen implementiert, um das Risiko eines unberechtigten Datenzugriffs auf ein vertretbares Mindestmaß zu reduzieren.

§ 9 – Kontrollrechte

9.1. Der Kunde ist berechtigt, die Einhaltung dieser Vereinbarung zu überprüfen. medudoc stellt die erforderlichen Nachweise zur Verfügung. Vor-Ort-Inspektionen sind mit einer Ankündigungsfrist von mindestens dreißig (30) Tagen in Textform anzumelden und dürfen den Geschäftsbetrieb nicht unverhältnismäßig stören. medudoc kann die Kontrollrechte auch durch geeignete Nachweise erfüllen (insbesondere BSI C5-Testate, ISO-27001-Zertifizierungen, Berichte unabhängiger Dritter). Liegt ein aktuelles BSI C5-Testat (Typ 2) oder eine gleichwertige Prüfbescheinigung vor, gilt das Inspektionsrecht als erfüllt, sofern keine konkreten Anhaltspunkte für einen Verstoß dargelegt werden.

§ 10 – Meldung von Verletzungen

10.1. medudoc unterrichtet den Kunden unverzüglich, spätestens innerhalb von vierundzwanzig (24) Stunden nach Kenntniserlangung, über jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Sinne von Art. 33 DSGVO. Die Meldung umfasst mindestens die Art der Verletzung, Kontaktdaten der Anlaufstelle, wahrscheinliche Folgen sowie ergriffene oder vorgeschlagene Maßnahmen. Incident-Abschlussberichte und der Datenzugang bei Sicherheitsvorfällen richten sich nach § 10.2 und § 10.3 dieser Anlage.

10.2. Incident-Abschlussbericht. Nach Abschluss der Bearbeitung eines Sicherheitsvorfalls, der den Kunden nachweislich betroffen hat (Klassifizierung High oder Critical), übermittelt medudoc dem Kunden binnen dreißig (30) Tagen nach formaler Schließung des Vorfalls einen schriftlichen Abschlussbericht in Textform. Der Abschlussbericht enthält mindestens: (a) eine sachliche Beschreibung des Vorfalls und der betroffenen Systeme oder Daten; (b) den festgestellten Zeitraum des Vorfalls (soweit ermittelbar); (c) eine Zusammenfassung der ergriffenen Eindämmungs- und Behebungsmaßnahmen; (d) eine Bewertung etwaiger Auswirkungen auf Kundendaten oder die Verfügbarkeit der Plattform. Der Abschlussbericht gilt als vom Kunden angenommen, sofern der Kunde nicht binnen vierzehn (14) Tagen nach Zugang in Textform begründeten Widerspruch erhebt.

10.3. Datenzugang bei Sicherheitsvorfällen. Auf schriftliche Anfrage des Kunden stellt medudoc diesem im Zusammenhang mit einem den Kunden betreffenden Sicherheitsvorfall folgende Informationen zur eigenen Analyse zur Verfügung, soweit dies datenschutzrechtlich zulässig und technisch möglich ist: (a) relevante Ereignis-Metadaten (Zeitstempel, betroffene Systemkomponenten, Art des Vorfalls); (b) Informationen über den Umfang und die Art potenziell betroffener Kundendaten; (c) eine Zusammenfassung der forensischen Erkenntnisse in anonymisierter bzw. nicht sicherheitskritischer Form. Die Bereitstellung roher Systemlogs, interner Konfigurationsdaten oder sicherheitskritischer Infrastrukturdetails ist ausgeschlossen. medudoc beantwortet Anfragen gemäß diesem Absatz binnen vierzehn (14) Tagen nach Eingang.

Anhang 2A – Technische und organisatorische Maßnahmen

TOM.1 Verschlüsselung. Sämtliche Datenübertragungen erfolgen über HTTPS/TLS 1.2 oder höher. Gespeicherte Daten werden mittels AES-256 über AWS KMS verschlüsselt (DynamoDB, S3, Backups). Für ruhende Daten kommen AWS-managed Keys zum Einsatz; der Einsatz von AWS-managed Keys anstelle von Customer Managed Keys (CMK) stellt eine dokumentierte Ausnahme (EXC-CRY-001) vom BSI-C5-Kriterium CRY-03 dar, die durch den CISO von medudoc formell genehmigt wurde. Die Angemessenheit dieses Modells wird durch eigenständige Zertifizierungen von AWS (BSI C5 Typ 2, ISO 27001, SOC 2 Typ II) belegt und im Rahmen des jährlichen Management Reviews von medudoc bewertet.

TOM.2 Zugriffskontrolle und Authentifizierung. Mandantentrennung über Partition-Key-Präfixe und tRPC-Middleware; Authentifizierung über Amazon Cognito mit JWT; MFA für privilegierte Zugänge verpflichtend; Least-Privilege-Prinzip.

TOM.3 Datenzugriff durch medudoc. Ein dedizierter Support-Account ist architektonisch von den Mandanten getrennt; Zugriff auf Mandantendaten erfordert eine explizite, temporäre Aktivierung durch den Mandanten-Administrator. Alle Aktivierungen und Zugriffe werden protokolliert.

TOM.4 Protokollierung. Lückenlose Protokollierung über AWS CloudTrail mit Integritätsvalidierung und S3 Object Lock; Aufbewahrung mindestens sechs (6) Monate; Sicherheitsüberwachung über AWS GuardDuty und Security Hub.

TOM.5 Verfügbarkeit und Belastbarkeit. Multi-AZ-Architektur in der Region EU (Frankfurt); automatisierte Backups; angestrebte Verfügbarkeit gemäß Anlage 1.

TOM.6 Physische Sicherheit. Gewährleistung durch AWS (ISO 27001, SOC 1/2/3, BSI C5 Typ 2 zertifiziert).

TOM.7 Schwachstellen- und Trennungsmanagement. Automatisierte Schwachstellenüberwachung, regelmäßige Sicherheitsupdates und Penetrationstests; logische Trennung von Produktions-, Test- und Entwicklungsumgebungen; keine Verwendung von Produktionsdaten in Test- oder Entwicklungsumgebungen.

Anhang 2B – Subauftragsverarbeiter

Die jeweils aktuelle Liste der genehmigten Subauftragsverarbeiter (einschließlich Firmenname, Leistung, Standort und Zertifizierungen) ist über das medudoc Trust Center (https://trust.medudoc.com) jederzeit einsehbar. Der Kunde bestätigt, die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses veröffentlichte Liste zur Kenntnis genommen zu haben. Änderungen werden gemäß § 7 dieser Anlage mitgeteilt.

Anlage 3 – Konditionen

Service, Aufwand und Support-Pakete