Zweck dieser Übersicht
Der Umgang mit Metadaten ist im Plattformvertrag (Master Services Agreement, § 8.6–8.11) sowie im begleitenden datenschutzrechtlichen und technisch-organisatorischen Rahmen verbindlich geregelt. Die Einzelheiten legt eine interne Richtlinie zum Umgang mit Metadaten fest. Sie ist Bestandteil des Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS) von medudoc und wird nicht an Dritte weitergegeben.
Diese Seite fasst die geltenden Grundsätze zusammen und nennt, wo die einzelnen Punkte geregelt und nachweisbar sind.
Was sind Metadaten?
Metadaten (Nutzungsdaten) sind Daten, die durch die Nutzung der medudoc Plattform betriebsbedingt anfallen. Sie sind keine Inhaltsdaten – insbesondere keine Patienten- oder Gesundheitsdaten. Dazu gehören vor allem (§ 8.6):
- An- und Abmeldezeiten
- IP-Adressen
- Informationen über genutzte Ressourcen, etwa Speicher und Rechenkapazität
- Zugriffszeitpunkte und technische Sitzungsdaten
Inhaltsdaten Ihrer Einrichtung behandelt medudoc davon strikt getrennt. Für sie gelten die strengeren Schutzmaßnahmen für Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO.
Wofür medudoc Metadaten verwendet
medudoc erhebt und nutzt Metadaten ausschließlich zu den vertraglich festgelegten Zwecken (§ 8.7):
- Abrechnung der vertraglich vereinbarten Leistungen
- Erkennung, Behebung und Analyse von Störungen und Fehlern
- Erkennung, Untersuchung und Behandlung von Sicherheitsvorfällen
- Bereitstellung und Sicherstellung des ordnungsgemäßen Betriebs der Plattform
Für die Verbesserung der Plattform oder für betriebliche Auswertungen verwendet medudoc Metadaten nur anonymisiert. Ein Rückschluss auf Ihre Einrichtung, einzelne Nutzer:innen oder Patient:innen ist dann nicht möglich. Eine kommerzielle Nutzung findet nicht statt, insbesondere keine Weitergabe an Dritte zu Marketingzwecken (§ 8.8).
Da Plattformleistungen teilweise nutzungsbasiert abgerechnet werden, dienen Metadaten auch der Abrechnung gegenüber Ihrer Einrichtung.
Speicherung und Löschung
Metadaten werden nur so lange gespeichert, wie es für ihre Zwecke angemessen ist. Danach löscht medudoc sie unverzüglich, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (§ 8.9).
Die konkreten Aufbewahrungsfristen legt die interne Richtlinie fest. Aufbewahrung und Löschung laufen automatisiert über fest konfigurierte Aufbewahrungsregeln; ein manuelles Eingreifen ist dafür nicht nötig.
Zugriff und Schutz
Auf Metadaten greifen ausschließlich autorisierte Mitarbeitende und autorisierte Systeme von medudoc zu, und zwar nach dem Prinzip der minimalen Rechtevergabe (§ 8.10).
- Verschlüsselung: Alle Daten sind bei der Übertragung (HTTPS mit TLS 1.2 oder höher) und bei der Speicherung (AES-256) verschlüsselt.
- Protokollierung: Sicherheitsrelevante Zugriffe werden lückenlos und manipulationsgeschützt protokolliert (Anhang 2A, TOM.4).
- Support-Zugriff: Ein Zugriff des medudoc-Supports auf Daten Ihrer Einrichtung setzt eine ausdrückliche, zeitlich begrenzte Freigabe durch Ihre Administrator:innen voraus. Jede Freischaltung und jeder Zugriff wird protokolliert (Anhang 2A, TOM.3).
Was Sie auf Anfrage erhalten
Auf Anfrage stellt medudoc Ihrer Einrichtung eine Übersicht über die Kategorien der erhobenen Metadaten und die geltenden Aufbewahrungsfristen zur Verfügung (§ 8.11).
Betrifft ein Sicherheitsvorfall Ihre Einrichtung, erhalten Sie auf schriftliche Anfrage die relevanten Ereignis-Metadaten – also Zeitstempel, betroffene Systemkomponenten und Art des Vorfalls – sowie eine Zusammenfassung der forensischen Erkenntnisse. medudoc stellt diese Informationen anonymisiert bzw. in nicht sicherheitskritischer Form bereit. Rohe Systemprotokolle und sicherheitskritische Details der Infrastruktur sind davon ausgenommen (Anlage 2, § 10.3).
Vertragliche und regulatorische Grundlage
Datenschutzrechtliche Grundlage sind der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) nach Art. 32 DSGVO (Plattformvertrag, Anlage 2). Der Umgang mit Metadaten setzt das Kriterium OPS-11 „Konzept zum Umgang mit Metadaten“ des BSI-Kriterienkatalogs C5 um und ist in das nach ISO/IEC 27001:2022 zertifizierte ISMS eingebettet.
Wo die einzelnen Punkte geregelt sind
| Thema | Geregelt bzw. nachweisbar in | Verfügbarkeit |
|---|---|---|
| Definition, Zwecke, Speicherung, Löschung und Zugriff | Plattformvertrag, § 8.6–8.11 | Teil des Vertragswerks |
| Konkrete Aufbewahrungsfristen und Übersicht der Kategorien | Interne Richtlinie zum Umgang mit Metadaten (Plattformvertrag, § 8.9); Übersicht nach § 8.11 | Auf schriftliche Anfrage im Rahmen eines aktiven Vertrags |
| Ereignis-Metadaten bei Sicherheitsvorfällen | Plattformvertrag, Anlage 2, § 10.3; Protokollierung nach Anhang 2A, TOM.4 | Auf schriftliche Anfrage im Rahmen eines aktiven Vertrags |
| Vertragliche und datenschutzrechtliche Grundlage | Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO; TOMs nach Art. 32 DSGVO (Plattformvertrag, Anlage 2) | Teil des Vertragswerks |
| Kontrollrahmen | BSI C5 – Kriterium OPS-11 „Konzept zum Umgang mit Metadaten“; ISMS nach ISO/IEC 27001:2022 | Kriterienkatalog, Prüfung und Zertifizierung |
Mehr zu Verschlüsselung, Zugriffsschutz und Nachweisen lesen Sie auf der Seite Sicherheit. Zertifikate und die Liste der Subauftragsverarbeiter finden Sie im Trust Center.